Giới thiệu chung về Công văn 3312/CTTPHCM-TTHT

Công văn 3312/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2021 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp về việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi chuẩn bị cho việc thành lập.

1. Chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí trước thành lập

Theo hướng dẫn của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn, chứng từ phát sinh trước khi doanh nghiệp chính thức được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Văn bản ủy quyền: Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên phải có văn bản ủy quyền hợp pháp cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hóa đơn: Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên của tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Trên hóa đơn phải thể hiện rõ mã số thuế hoặc thông tin định danh của người được ủy quyền chi hộ.
• Thủ tục bàn giao: Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền phải thực hiện bàn giao lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc cho doanh nghiệp kèm theo biên bản bàn giao chi tiết.
• Điều kiện thanh toán: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (không dùng tiền mặt) từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của nhà cung cấp để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và phân bổ chi phí

Đối với thuế TNDN, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp được ghi nhận và hạch toán vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện cụ thể:

• Các khoản chi phí hợp lệ: Bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến việc thành lập doanh nghiệp như chi phí tư vấn thành lập, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo, chi phí thuê văn phòng, mua sắm công cụ dụng cụ, tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh sau này.
• Phương thức phân bổ: Các khoản chi phí này được coi là chi phí trả trước và được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động.
• Hồ sơ chứng minh chi phí: Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm: Văn bản ủy quyền chi hộ trước khi thành lập, hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ mang tên người được ủy quyền, chứng từ thanh toán thực tế và biên bản bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ hoặc dịch vụ đã hoàn thành cho doanh nghiệp.

3. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Thời điểm lập văn bản ủy quyền: Văn bản ủy quyền chi hộ bắt buộc phải được lập và ký kết trước thời điểm phát sinh các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đầu tiên.
• Giới hạn thời gian sử dụng hóa đơn ủy quyền: Các hóa đơn phát sinh sau ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp không được tiếp tục sử dụng hóa đơn mang tên cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền trước đó cho các giao dịch phát sinh sau ngày thành lập.
• Tính liên quan của chi phí: Tất cả các khoản chi trước thành lập phải chứng minh được tính liên quan trực tiếp đến hoạt động chuẩn bị thành lập và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.