Tóm tắt Công văn 6993/CT-TTHT năm 2016 về chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 6993/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn thực tế quan trọng, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ chứng từ, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến người lao động nước ngoài và các khoản chi hộ, chi thay giữa các bên liên kết.

Nguyên tắc chung để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại văn bản, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định chi tiết về chi phí liên quan đến người lao động nước ngoài

Công văn 6993/CT-TTHT tập trung làm rõ các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cụ thể như sau:

• Chi phí tiền lương, tiền công: Để được tính vào chi phí được trừ, các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí tiền nhà ở cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền nhà ở thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định rõ trong hợp đồng lao động và có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ.
• Chi phí vé máy bay khứ hồi: Khoản chi tiền vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Hướng dẫn về các khoản chi hộ và hoàn trả chi phí

Đối với các nghiệp vụ chi hộ, trả thay giữa doanh nghiệp Việt Nam và công ty mẹ ở nước ngoài hoặc các bên liên kết:

• Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi trả thay cho bên thứ ba nếu các khoản chi này không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp hoặc không có thỏa thuận bằng văn bản hợp pháp.
• Các khoản chi hộ phải được chứng minh bằng văn bản thỏa thuận, hợp đồng dịch vụ quy định rõ nghĩa vụ chi trả của các bên. Khi nhận lại tiền chi hộ, doanh nghiệp thực hiện lập chứng từ thu tiền theo quy định mà không phải xuất hóa đơn GTGT.

Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống hợp đồng lao động đối với người nước ngoài, bổ sung các điều khoản chi tiết về phúc lợi (nhà ở, học phí, vé máy bay) vào quy chế tài chính. Đồng thời, mọi giao dịch thanh toán liên quan đến các khoản chi này phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.