Tóm tắt Công văn 7306/CT-TTHT năm 2021 về sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế

Công văn 7306/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế, đồng thời xác định tính pháp lý của các chứng từ này trong việc thiết lập hồ sơ thuế, khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử

• Hợp đồng điện tử được giao kết thông qua thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy truyền thống, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật và bảo mật theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
• Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu. Chữ ký này phải có khả năng xác nhận người ký và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
• Hợp đồng kinh tế sử dụng chữ ký điện tử hợp pháp được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng có chữ ký tay và đóng dấu của các bên giao kết.

Điều kiện bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử phải duy nhất thuộc về người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng.
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử tại thời điểm ký phải nằm dưới sự kiểm soát duy nhất của người ký.
• Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện một cách dễ dàng thông qua các biện pháp kỹ thuật.
• Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu (nội dung hợp đồng) sau thời điểm ký đều phải có khả năng bị phát hiện.

Quy định về thuế liên quan đến hợp đồng điện tử

• Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên). Hợp đồng kinh tế điện tử có chữ ký điện tử hợp pháp là một trong những chứng từ căn cứ quan trọng để chứng minh tính thực tế của giao dịch mua bán.
• Xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Các khoản chi phí phát sinh từ giao dịch mua bán có hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký điện tử đúng quy định pháp luật, đi kèm với hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán theo quy định, sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp của chữ ký điện tử và chứng thư số của các đối tác khi thực hiện giao kết hợp đồng kinh tế bằng phương thức điện tử. Đồng thời, việc lưu trữ, bảo quản hợp đồng điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lưu trữ thông điệp dữ liệu để đảm bảo khả năng truy cập, kết xuất và xuất trình đầy đủ khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp.