Giới thiệu về Công văn 7380/TCHQ-GSQL

Công văn 7380/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố và cộng đồng doanh nghiệp thực hiện thống nhất, chính xác việc khai báo thông tin số vận đơn trên tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Việc hướng dẫn này đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế các lỗi hệ thống, đảm bảo tính đồng bộ và nâng cao hiệu quả vận hành của hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi về khai báo số vận đơn

Công văn tập trung giải quyết các vướng mắc kỹ thuật và đưa ra quy trình chuẩn hóa cụ thể cho người khai hải quan:

• Nguyên tắc khai báo số vận đơn trên tờ khai hải quan: Người khai hải quan phải thực hiện khai báo chính xác ký tự số vận đơn theo đúng thông tin trên vận đơn do hãng vận chuyển cung cấp. Không tự ý thêm các ký tự đặc biệt, khoảng trắng hoặc các ký tự không có trên vận đơn gốc vào ô thông tin số vận đơn trên hệ thống để tránh lỗi không tìm thấy vận đơn hoặc trùng lặp dữ liệu.
• Xử lý đối với trường hợp một vận đơn khai cho nhiều tờ khai: Hướng dẫn chi tiết cách thức ghi nhận và khai báo đối với các lô hàng lớn được chia nhỏ để khai báo trên nhiều tờ khai hải quan khác nhau, đảm bảo hệ thống nhận diện đúng lượng hàng hóa tương ứng và không bị khóa hệ thống do trùng lặp số vận đơn.
• Xử lý đối với trường hợp nhiều vận đơn khai trên một tờ khai: Quy định phương thức gộp và khai báo thông tin đối với các lô hàng có nhiều vận đơn nhưng đủ điều kiện để khai chung trên một tờ khai hải quan theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Trách nhiệm của người khai hải quan: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu có trách nhiệm chủ động kiểm tra, đối chiếu thông tin vận đơn từ hãng vận chuyển trước khi truyền tờ khai. Mọi sai sót trong việc khai báo số vận đơn có thể dẫn đến việc hệ thống không phê duyệt thông quan hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung tờ khai, gây chậm trễ cho quá trình thông quan hàng hóa.

Trách nhiệm thực hiện của cơ quan hải quan các cấp

Để đảm bảo việc triển khai thực hiện đồng bộ và hiệu quả trên toàn quốc, Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị hải quan địa phương thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ sau:

• Tuyên truyền và hướng dẫn doanh nghiệp: Các Cục Hải quan tỉnh, thành phố có trách nhiệm phổ biến rộng rãi nội dung hướng dẫn tại Công văn 7380/TCHQ-GSQL đến các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu và các đại lý làm thủ tục hải quan trên địa bàn quản lý.
• Hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết vướng mắc: Kịp thời ghi nhận các vướng mắc phát sinh của doanh nghiệp trong quá trình khai báo số vận đơn trên hệ thống VNACCS/VCIS để hướng dẫn khắc phục hoặc báo cáo Tổng cục Hải quan xử lý đối với các lỗi hệ thống vượt thẩm quyền giải quyết của địa phương.
• Kiểm tra, giám sát chặt chẽ: Công chức hải quan tiếp nhận tờ khai có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu thông tin số vận đơn khai báo trên hệ thống với chứng từ thuộc hồ sơ hải quan giấy hoặc chứng từ điện tử đi kèm để đảm bảo tính chính xác, ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại hoặc lợi dụng kẽ hở hệ thống.