Công văn 743/TCT-CS năm 2016 do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xác định chi phí trả lãi tiền vay khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc và thực hiện đúng quy định về việc tính trừ chi phí lãi vay, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ.

- Nguyên tắc chung về chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành, để chi phí trả lãi tiền vay được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản vay phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp theo quy định, bao gồm hợp đồng vay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các giao dịch bắt buộc).
• Lãi suất tiền vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay (áp dụng đối với các khoản vay từ các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế).

- Quy định về chi phí lãi vay đối với doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ

Công văn 743/TCT-CS làm rõ nguyên tắc xử lý chi phí lãi vay trong trường hợp doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ góp vốn điều lệ theo tiến độ cam kết:

• Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ ghi trong điều lệ của doanh nghiệp, chi phí trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch tài chính, yêu cầu các thành viên hoặc cổ đông sáng lập phải hoàn thành nghĩa vụ góp vốn trước khi doanh nghiệp sử dụng các nguồn vốn vay bên ngoài để tài trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Phương pháp xác định chi phí lãi vay không được trừ

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể cách thức phân bổ và xác định phần chi phí lãi vay không được trừ dựa trên mối tương quan giữa số tiền vay và số vốn điều lệ còn thiếu:

• Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu: Toàn bộ chi phí trả lãi tiền vay phát sinh trong kỳ của khoản vay này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu: Doanh nghiệp phải thực hiện phân bổ để xác định phần chi phí lãi vay không được trừ. Công thức xác định cụ thể như sau: Chi phí lãi vay không được trừ bằng (Số vốn điều lệ còn thiếu chia cho Tổng số tiền vay) nhân với Tổng số chi phí lãi vay phát sinh trong kỳ.
• Phần chi phí lãi vay còn lại sau khi đã trừ đi khoản không được trừ (tính theo công thức trên) sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện chung về chi phí được trừ.

- Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Cần theo dõi chặt chẽ tiến độ góp vốn của các thành viên, cổ đông theo đúng Điều lệ doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để xác định chính xác thời điểm và số vốn điều lệ còn thiếu.
• Kế toán doanh nghiệp phải phân loại rõ ràng mục đích sử dụng của từng khoản vay và đối chiếu với tình trạng góp vốn điều lệ tại thời điểm phát sinh chi phí lãi vay.
• Lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến khoản vay, bao gồm cả chứng từ chứng minh việc giải ngân và sử dụng vốn vay đúng mục đích sản xuất kinh doanh.