Giới thiệu về Công văn 766/CT-TTHT năm 2016

Công văn 766/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc xử lý hóa đơn đã lập nhưng phát hiện có sai sót. Văn bản căn cứ trực tiếp vào các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính để hướng dẫn chi tiết từng trường hợp cụ thể, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy trình, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Nội dung hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập có sai sót

Dựa trên thời điểm phát hiện sai sót và trạng thái của hóa đơn (đã giao hay chưa giao cho người mua, đã kê khai thuế hay chưa), Công văn hướng dẫn phân loại thành 3 trường hợp xử lý cụ thể như sau:

1. Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua

• Điều kiện áp dụng: Hóa đơn đã được người bán lập (đã viết hoặc in ra) và phát hiện có sai sót nhưng chưa bàn giao cho người mua.
• Thủ tục xử lý: Người bán chỉ cần gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại quyển hóa đơn (hoặc lưu trữ theo quy định đối với hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử) để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế sau này. Không bắt buộc phải lập biên bản thu hồi hay biên bản điều chỉnh trong trường hợp này.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

• Điều kiện áp dụng: Hóa đơn có sai sót đã được người bán ký, đóng dấu và bàn giao cho người mua, tuy nhiên cả hai bên bán và mua đều chưa tiến hành kê khai thuế đối với hóa đơn này.
• Thủ tục xử lý: Hai bên phải lập biên bản thu hồi các liên hóa đơn đã lập sai. Trên biên bản thu hồi phải thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn và có chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả hai bên.
• Xuất hóa đơn mới: Sau khi đã thu hồi hóa đơn sai, người bán thực hiện gạch chéo các liên hóa đơn thu hồi, lưu giữ lại và tiến hành xuất hóa đơn mới thay thế cho người mua theo đúng quy định pháp luật. Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập hóa đơn thực tế hiện tại.

3. Trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua và đã kê khai thuế

• Điều kiện áp dụng: Hóa đơn có sai sót đã được bàn giao cho người mua và ít nhất một trong hai bên (hoặc cả hai bên) đã thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra hoặc đầu vào trên hệ thống thuế.
• Thủ tục xử lý: Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót cụ thể (như sai tên hàng hóa, dịch vụ, sai thuế suất, tiền thuế, địa chỉ, mã số thuế...). Biên bản này phải có xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu của đại diện pháp luật hai bên.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... theo đúng thực tế.
• Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, cả hai bên bán và mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào theo quy định pháp luật về quản lý thuế hiện hành tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện xử lý hóa đơn theo hướng dẫn

• Tính pháp lý của biên bản: Việc lập biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh phải được thực hiện nghiêm túc, có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của cả hai bên mua và bán để đảm bảo tính pháp lý khi giải trình với cơ quan thuế.
• Nguyên tắc ghi hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) theo quy định tại thời điểm áp dụng Thông tư 39/2014/TT-BTC, mà phải ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm.
• Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ kèm theo bao gồm biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh, hóa đơn bị xóa bỏ/thu hồi và hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.