Giới thiệu về Công văn 7973/CT-TTHT năm 2023

Công văn 7973/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về việc xác định các khoản thu hộ, chi hộ nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến chi phí được trừ.

Nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định về khoản chi hộ nhân viên của doanh nghiệp

Đối với các khoản chi hộ nhân viên, Công văn hướng dẫn cụ thể như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cá nhân của người lao động (không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) thì các khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp.
• Trường hợp khoản chi hộ mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi đào tạo nâng cao tay nghề...) thì được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp chi hộ nhân viên và sau đó nhân viên hoàn trả lại tiền cho doanh nghiệp, khoản chi hộ này không được coi là chi phí của doanh nghiệp và khoản thu hồi cũng không tính vào doanh thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lập chứng từ thu, chi rõ ràng để theo dõi các khoản công nợ này.

Quy định về khoản thu hộ nhân viên

Đối với các khoản thu hộ nhân viên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Các khoản thu hộ (ví dụ thu hộ tiền bảo hiểm, tiền thuế TNCN để nộp thay cho người lao động) không được tính vào doanh thu tính thuế của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi riêng các khoản thu hộ này trên hệ thống sổ sách kế toán và thực hiện nộp trả cho các cơ quan, tổ chức liên quan theo đúng quy định.
• Chứng từ đối với các khoản thu hộ phải đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch để chứng minh bản chất của giao dịch là thu hộ, không phải là doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Phân loại rõ ràng các khoản thu hộ, chi hộ ngay từ khi phát sinh giao dịch trên hệ thống sổ sách kế toán.
• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc hợp đồng lao động quy định rõ ràng về các khoản chi hộ, thu hộ và các khoản chi phúc lợi cho người lao động.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.