Tóm tắt Công văn 8325/TCHQ-TXNK năm 2015 về việc trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số

Công văn 8325/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hành chính quan trọng nhằm hướng dẫn, giải quyết các vướng mắc và thực hiện việc trả lại các hồ sơ đề nghị xác định trước mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không đủ điều kiện xử lý. Dưới đây là nội dung chi tiết và phân tích các quy định cốt lõi của văn bản này:

- Lý do trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số

Tổng cục Hải quan thực hiện việc trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số cho các tổ chức, cá nhân trong các trường hợp cụ thể sau:

• Hồ sơ của doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thành phần hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tin mô tả về hàng hóa trong đơn đề nghị không rõ ràng, thiếu các thông số kỹ thuật cốt lõi, thành phần cấu tạo, công dụng hoặc tài liệu kỹ thuật kèm theo không đủ cơ sở để phân loại và xác định mã số HS.
• Doanh nghiệp không cung cấp mẫu hàng hóa hoặc mẫu cung cấp không đại diện được cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu theo yêu cầu của cơ quan hải quan để thực hiện phân tích, giám định.
• Hàng hóa đề nghị xác định trước mã số thuộc đối tượng không cần thiết hoặc không đủ điều kiện để thực hiện thủ tục xác định trước mã số theo quy định pháp luật hiện hành.

- Yêu cầu đối với hồ sơ đề nghị xác định trước mã số hợp lệ

Để tránh việc bị trả lại hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và thông tin sau:

• Đơn đề nghị xác định trước mã số theo mẫu quy định, trong đó phải kê khai đầy đủ, chi tiết và chính xác các tiêu chí về tên thương mại, tên khoa học, thành phần cấu tạo, công thức hóa học, tính chất lý hóa, tính năng, công dụng của hàng hóa.
• Tài liệu kỹ thuật bản gốc hoặc bản dịch tiếng Việt có xác nhận của doanh nghiệp, catalogue, hình ảnh chi tiết của sản phẩm.
• Mẫu hàng hóa (nếu có) phải được niêm phong và bảo quản đúng quy chuẩn kỹ thuật để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế khi cần thiết.

- Trách nhiệm của cơ quan Hải quan và Doanh nghiệp

Văn bản cũng xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong quy trình xử lý hồ sơ:

• Đối với cơ quan Hải quan: Có trách nhiệm rà soát, kiểm tra nhanh chóng hồ sơ ngay khi tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, phải ban hành văn bản thông báo trả lại hồ sơ và nêu rõ lý do cụ thể, hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện theo đúng quy định.
• Đối với Doanh nghiệp: Phải chủ động nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật về phân loại hàng hóa, áp mã HS và chuẩn bị hồ sơ nghiêm túc. Khi nhận được thông báo trả lại hồ sơ, cần khẩn trương phối hợp, bổ sung các thông tin, tài liệu còn thiếu để nộp lại cơ quan hải quan giải quyết kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng hóa.