Giới thiệu về Công văn 8388/CT-TTHT năm 2016

Công văn 8388/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc phát hành và sử dụng hóa đơn tự in. Văn bản này làm rõ các điều kiện, quy trình thủ tục và trách nhiệm của doanh nghiệp khi thực hiện tự in hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Các điều kiện để doanh nghiệp được tạo hóa đơn tự in

Theo hướng dẫn, doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức hóa đơn tự in phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện khắt khe về quy mô vốn, hệ thống hạ tầng kỹ thuật và lịch sử tuân thủ pháp luật thuế, cụ thể bao gồm:

• Điều kiện về vốn điều lệ: Doanh nghiệp phải có mức vốn điều lệ theo quy định (thông thường từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo vốn phần vốn điều lệ thực góp) hoặc các doanh nghiệp mới thành lập có mức vốn dưới 15 tỷ đồng nhưng có dự án đầu tư sản xuất, kinh doanh được phê duyệt.
• Hệ thống thiết bị và phần mềm: Doanh nghiệp phải trang bị hệ thống máy tính, máy in và phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định dạng dữ liệu, tính bảo mật, không thể can thiệp làm sai lệch thông tin hóa đơn đã xuất.
• Lịch sử tuân thủ thuế: Doanh nghiệp không thuộc đối tượng có rủi ro cao về thuế, không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc hóa đơn trong thời gian quy định.

Quy trình và thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tự in

Trước khi chính thức đưa hóa đơn tự in vào sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước thông báo phát hành theo đúng trình tự pháp lý:

• Lập Quyết định áp dụng hóa đơn tự in: Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải ban hành quyết định bằng văn bản về việc áp dụng hình thức hóa đơn tự in, nêu rõ trách nhiệm của từng bộ phận liên quan.
• Khởi tạo mẫu hóa đơn: Thiết kế mẫu hóa đơn tự in đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính (như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, thuế suất, thành tiền...).
• Nộp Thông báo phát hành hóa đơn: Doanh nghiệp gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu và quyết định áp dụng hóa đơn tự in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn áp dụng: Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng hóa đơn tự in sau khi đã gửi thông báo phát hành và được cơ quan thuế chấp thuận hoặc sau thời hạn quy định kể từ ngày gửi thông báo mà không có ý kiến phản hồi khác từ cơ quan thuế.

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn tự in

Công văn cũng nhấn mạnh nghĩa vụ giám sát và báo cáo của doanh nghiệp trong suốt quá trình lưu hành hóa đơn tự in:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Định kỳ hàng quý (hoặc hàng tháng đối với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao), doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan thuế.
• Lưu trữ và bảo quản dữ liệu: Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo lưu dữ liệu phần mềm tự in hóa đơn, chứng từ liên quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý khi có yêu cầu.
• Xử lý sự cố và mất mát: Trường hợp xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn tự in hoặc hệ thống phần mềm gặp sự cố, doanh nghiệp phải báo cáo ngay bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để có phương án xử lý kịp thời.