Giới thiệu về Công văn 8451/CT-TTHT năm 2012

Công văn 8451/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2012 hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế đối với các khoản chi hộ, thu hộ giữa các doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế và cách thức xử lý chứng từ kế toán khi thực hiện các giao dịch chi hộ khách hàng hoặc đối tác.

Nội dung hướng dẫn chi tiết về hóa đơn, chứng từ khi thu lại khoản chi hộ

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn cụ thể cho hai trường hợp phát sinh liên quan đến khoản chi hộ như sau:

- Trường hợp hóa đơn mang tên đơn vị chi hộ (doanh nghiệp chi hộ)

• Khi doanh nghiệp chi trả các khoản chi phí thay cho khách hàng, nếu các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn GTGT ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ.
• Khi thu lại tiền chi hộ từ phía khách hàng (bên được chi hộ), doanh nghiệp chi hộ phải lập hóa đơn GTGT bàn giao cho khách hàng.
• Trên hóa đơn GTGT lập để thu hồi khoản chi hộ, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT phải được ghi đúng theo hóa đơn gốc của nhà cung cấp dịch vụ ban đầu.
• Doanh nghiệp chi hộ thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào (theo hóa đơn của nhà cung cấp) và kê khai thuế GTGT đầu ra (theo hóa đơn thu lại tiền chi hộ đã lập cho khách hàng).

- Trường hợp hóa đơn mang tên đơn vị được chi hộ (khách hàng)

• Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ nhưng các hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp được xuất trực tiếp cho đơn vị được chi hộ (ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng).
• Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp chi hộ không được lập hóa đơn GTGT.
• Doanh nghiệp chi hộ chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) kèm theo các hóa đơn, chứng từ gốc mang tên khách hàng để bàn giao lại cho khách hàng làm căn cứ hạch toán chi phí và kê khai thuế.
• Doanh nghiệp chi hộ không thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra đối với các hóa đơn mang tên khách hàng này.

- Nguyên tắc hạch toán kế toán và nghĩa vụ thuế liên quan

• Các khoản chi hộ, thu hộ về bản chất không phải là doanh thu hay chi phí của đơn vị chi hộ (trừ trường hợp có phát sinh phí dịch vụ chi hộ). Do đó, doanh nghiệp cần hạch toán riêng biệt trên các tài khoản phải thu, phải trả (như tài khoản 138, 338) để theo dõi rõ ràng dòng tiền.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhận một khoản phí dịch vụ (phí chi hộ) từ khách hàng, khoản phí này được coi là doanh thu cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT riêng cho phần phí dịch vụ này và kê khai, nộp thuế GTGT, thuế TNDN theo quy định hiện hành.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý cho doanh nghiệp

Việc phân biệt rõ ràng hai trường hợp nêu trên giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về thuế, đặc biệt là việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp cần thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận chi hộ) về phương thức thanh toán và cách thức xuất hóa đơn để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho việc xử lý chứng từ sau này.