Tóm tắt Công văn 2646/CT-TTHT năm 2015 về hóa đơn chứng từ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 2646/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ, chi hộ. Đây là một trong những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ dẫn đến sai sót trong việc kê khai và tính thuế.

1. Nguyên tắc lập hóa đơn đối với khoản chi hộ doanh nghiệp khác

Theo hướng dẫn tại công văn, việc lập hóa đơn và chứng từ đối với các khoản chi hộ được phân chia thành hai trường hợp cụ thể dựa trên đối tượng đứng tên trên hóa đơn đầu vào:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị được chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị được chi hộ. Doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò thanh toán thay. Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các hóa đơn, chứng từ chi hộ do nhà cung cấp xuất ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ. Khi thu lại tiền từ phía khách hàng (đơn vị được chi hộ), doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT đầu ra và kê khai thuế theo đúng quy định pháp luật như một hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường.

2. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản chi hộ

Việc xác định quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các giao dịch chi hộ được thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên đơn vị được chi hộ.
• Đơn vị được chi hộ là bên duy nhất được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên các hóa đơn gốc mang tên mình do bên chi hộ bàn giao lại, kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có).

3. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính hợp pháp và đủ điều kiện khấu trừ thuế cũng như tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán giữa các bên phải được thực hiện qua ngân hàng (chuyển khoản).
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải thể hiện rõ dòng tiền chuyển từ tài khoản của đơn vị được chi hộ sang tài khoản của bên chi hộ, hoặc chuyển trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ ban đầu.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải thiết lập thỏa thuận hoặc hợp đồng chi hộ rõ ràng bằng văn bản giữa các bên trước khi thực hiện giao dịch.
• Phân loại chính xác các khoản thu hộ, chi hộ để áp dụng đúng phương pháp lập hóa đơn và hạch toán kế toán.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị lớn để làm cơ sở giải trình.