Giới thiệu chung về Công văn 8584/BTP-HCTP

Công văn 8584/BTP-HCTP do Bộ Tư pháp ban hành năm 2012 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn của các địa phương trong quá trình triển khai thực hiện các quy định về chứng thực. Văn bản tập trung hướng dẫn chi tiết các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, tạo sự thống nhất trong áp dụng pháp luật trên phạm vi cả nước.

- Hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực bản sao từ bản chính

• Các loại giấy tờ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Công văn hướng dẫn rõ các trường hợp không được tiếp nhận chứng thực bản sao bao gồm: Giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, nát, không xác định được nội dung chính xác; Giấy tờ, văn bản thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật; Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên).
• Xử lý đối với bản chính bị rách, nát: Trường hợp bản chính bị rách, nát nhưng vẫn có thể nhận dạng và xác định đầy đủ, chính xác các nội dung thông tin cốt lõi thì cơ quan thực hiện chứng thực vẫn có thể xem xét giải quyết, tránh gây phiền hà cho người dân.
• Chứng thực bản sao từ các loại giấy tờ có thời hạn: Đối với các giấy tờ có xác định thời hạn sử dụng (như Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, Phiếu lý lịch tư pháp...), việc chứng thực bản sao chỉ được thực hiện khi các giấy tờ này còn trong thời hạn có hiệu lực pháp luật.

- Hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực chữ ký

• Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực chữ ký: Người thực hiện chứng thực chữ ký chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực, không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm kiểm tra, nếu phát hiện nội dung văn bản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc tuyên truyền kích động chiến tranh, chống phá chế độ thì tuyệt đối không được chứng thực.
• Chứng thực chữ ký trên giấy tờ bằng tiếng nước ngoài: Đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký không hiểu ngôn ngữ đó thì phải có bản dịch kèm theo hoặc người thực hiện chứng thực phải yêu cầu họ cam đoan về nội dung văn bản trước khi ký.
• Chứng thực chữ ký của người dịch: Người dịch phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của nội dung bản dịch so với bản chính. Cơ quan chứng thực thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch đã đăng ký mẫu chữ ký tại Phòng Tư pháp.

- Hướng dẫn về chứng thực hợp đồng, giao dịch

• Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch: Công văn làm rõ thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật đất đai và pháp luật dân sự.
• Hồ sơ và trình tự thực hiện: Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình đầy đủ các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản và giấy tờ tùy thân còn giá trị. Người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch cho các bên tham gia trước khi thực hiện ký và đóng dấu chứng thực.
• Sự tự nguyện của các bên: Người thực hiện chứng thực phải trực tiếp chứng kiến các bên ký vào hợp đồng, giao dịch và xác định các bên hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ tại thời điểm ký kết.

- Các lưu ý nghiệp vụ quan trọng khác

• Quản lý và lưu trữ sổ chứng thực: Các cơ quan thực hiện chứng thực phải lập sổ chứng thực theo đúng mẫu quy định, ghi chép đầy đủ, rõ ràng, không được tẩy xóa. Sổ chứng thực phải được khóa vào ngày cuối cùng của năm và lưu trữ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
• Thu lệ phí chứng thực: Việc thu lệ phí chứng thực phải được thực hiện công khai, minh bạch, đúng biểu mức quy định của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp, nghiêm cấm việc tự ý đặt ra các khoản thu ngoài quy định.
• Nâng cao trách nhiệm của công chức Tư pháp - Hộ tịch: Công văn nhấn mạnh vai trò tham mưu của công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã và cán bộ Phòng Tư pháp cấp huyện trong việc kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, đảm bảo tính chính xác, khách quan và đúng pháp luật trong hoạt động chứng thực tại địa phương.