Tóm tắt Công văn 8685/CT-TTHT năm 2014 về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 8685/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện ghi nhận chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến lợi ích của người lao động và chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

- Các điều kiện cơ bản để xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế.

- Quy định về chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi cho người lao động

Công văn hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán các khoản chi cho người lao động nhằm đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định:

• Các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; hoặc Quy chế thưởng của đơn vị.
• Các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp, đồng thời doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc theo quy định.

- Hướng dẫn về các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Doanh nghiệp cần lưu ý giới hạn định mức đối với các khoản chi mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động:

• Các khoản chi phúc lợi bao gồm: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

- Các khoản chi phí không được trừ cần lưu ý

Bên cạnh các khoản chi được trừ, doanh nghiệp cần chủ động loại trừ các khoản chi không hợp lệ sau đây khi quyết toán thuế TNDN:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng hệ thống sổ sách kế toán, hoàn thiện các quy chế nội bộ (quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao động tập thể) để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi tiêu thực tế. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn tại Công văn 8685/CT-TTHT giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính trong các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.