Tổng quan về Công văn 8771/CT-TTHT năm 2019

Công văn 8771/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản khoán chi tiền phụ cấp cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi mang tính chất khoán như tiền điện thoại, công tác phí, trang phục và văn phòng phẩm.

Chính sách Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản khoán chi

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, các khoản chi phụ cấp mang tính chất khoán cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc có chứng từ chi tiền hợp lệ theo quy chế của doanh nghiệp đối với các khoản khoán chi trực tiếp cho người lao động.
• Các khoản chi này phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.

Chính sách Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) đối với khoản khoán chi

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động khi nhận các khoản khoán chi phụ cấp, Công văn 8771/CT-TTHT đưa ra hướng dẫn cụ thể:

• Khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục: Các khoản khoán chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu mức khoán chi phù hợp với quy định của Luật thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành.
• Điều kiện áp dụng miễn thuế: Mức khoán chi phải được quy định cụ thể, rõ ràng trong quy chế nội bộ của doanh nghiệp như Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc được thỏa thuận trực tiếp trong Hợp đồng lao động.
• Xử lý phần vượt định mức: Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi cao hơn mức khoán chi đã quy định trong quy chế hoặc vượt quá định mức quy định của pháp luật (nếu có), thì phần chi vượt định mức này phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.

Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Xây dựng quy chế nội bộ chặt chẽ: Doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, trong đó quy định chi tiết định mức khoán chi cho từng chức danh, bộ phận cụ thể.
• Tính đồng nhất của hồ sơ: Các điều khoản về phụ cấp khoán chi trong hợp đồng lao động phải đồng nhất với quy chế tài chính và thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp để tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán khi thanh tra.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Mặc dù là khoản khoán chi, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ đầy đủ các quyết định cử đi công tác, bảng kê thanh toán, chứng từ chi tiền để chứng minh tính thực tế và hợp lý của nghiệp vụ phát sinh.