Giới thiệu về Công văn 8864/CT-TTHT năm 2019

Công văn 8864/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản chi phí mua vé máy bay điện tử của các hãng hàng không nước ngoài qua website cho người lao động đi công tác.

1. Điều kiện để vé máy bay điện tử nước ngoài được tính vào chi phí hợp lệ

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về thuế hiện hành (đặc biệt là Thông tư 96/2015/TT-BTC), để chi phí mua vé máy bay điện tử của hãng hàng không nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị các chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử (E-ticket): Doanh nghiệp phải có thẻ vé điện tử thể hiện rõ các thông tin như tên hành khách (là người lao động của doanh nghiệp), hành trình bay, thời gian bay và giá vé.
• Thẻ lên máy bay (Boarding pass): Phải thu thập và lưu trữ thẻ lên máy bay bản gốc của người lao động trực tiếp tham gia chuyến đi để chứng minh chuyến đi thực tế đã diễn ra.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn, chứng từ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đối với các giao dịch thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân của người lao động, doanh nghiệp cần có văn bản ủy quyền cho phép người lao động thanh toán trước và doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại, kèm theo chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân đó.
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản cử người lao động đi công tác do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian và lộ trình phù hợp với vé máy bay.

2. Nghĩa vụ Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) đối với dịch vụ vận chuyển quốc tế

Một điểm cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi mua vé máy bay trực tiếp từ website của hãng hàng không nước ngoài (không thông qua đại lý tại Việt Nam) là nghĩa vụ khấu trừ và nộp thay Thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC:

• Đối tượng chịu thuế: Hãng hàng không nước ngoài phát sinh thu nhập tại Việt Nam từ hoạt động vận chuyển hành khách, hàng hóa quốc tế đi và đến Việt Nam thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu.
• Thuế suất Thuế TNDN nhà thầu: Tỷ lệ (%) thuế TNDN tính trên doanh thu tính thuế đối với dịch vụ vận chuyển quốc tế (cả hành khách và hàng hóa) là 2%.
• Thuế GTGT nhà thầu: Đối với dịch vụ vận tải quốc tế, áp dụng mức thuế suất thuế GTGT là 0% hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT tại Việt Nam, do đó doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế GTGT nhà thầu cho phần dịch vụ này.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp Việt Nam: Doanh nghiệp mua vé trực tiếp từ hãng hàng không nước ngoài có trách nhiệm khấu trừ 2% thuế TNDN trên tổng số tiền thanh toán cho hãng hàng không, thực hiện kê khai và nộp tờ khai thuế nhà thầu theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp không khấu trừ mà tự gánh chịu khoản thuế này thì chi phí thuế nhà thầu nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ nếu có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng/điều khoản mua bán.

3. Các trường hợp đặc biệt và lưu ý khi áp dụng thực tế

Để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý thêm các nội dung sau:

• Mua qua đại lý tại Việt Nam: Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay của hãng hàng không nước ngoài thông qua các đại lý chính thức tại Việt Nam, đại lý sẽ xuất hóa đơn GTGT hợp pháp của Việt Nam. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không phải tự kê khai nộp thuế nhà thầu mà chỉ cần sử dụng hóa đơn của đại lý kèm theo các chứng từ thanh toán và thẻ lên máy bay để hạch toán chi phí.
• Lưu trữ chứng từ nhiệt: Thẻ lên máy bay (boarding pass) thường được in bằng giấy nhiệt rất dễ bị phai mực theo thời gian. Doanh nghiệp nên thực hiện sao chụp (photocopy) hoặc quét (scan) lưu trữ bản điện tử kèm theo bản gốc để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.
• Tính nhất quán của thông tin: Tên người bay trên vé máy bay và thẻ lên máy bay phải trùng khớp hoàn toàn với tên trên quyết định cử đi công tác và danh sách lao động đóng bảo hiểm xã hội hoặc hợp đồng lao động của doanh nghiệp.

Kết luận

Công văn 8864/CT-TTHT năm 2019 là cơ sở pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý chứng từ đối với chi phí vé máy bay nước ngoài. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về chứng từ thanh toán, thẻ lên máy bay và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế nhà thầu (nếu có) là điều kiện tiên quyết để bảo vệ chi phí hợp lệ trước cơ quan thuế.