Tóm tắt Công văn 9372/CT-TTHT năm 2013 về lập hóa đơn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh

Công văn 9372/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2013 nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên địa bàn thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn, đặc biệt là trong các trường hợp thay đổi thông tin doanh nghiệp hoặc xử lý hóa đơn đã phát hành.

1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh

Đối với các doanh nghiệp có sự thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở kinh doanh nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, việc sử dụng hóa đơn được thực hiện như sau:

• Thông báo điều chỉnh thông tin: Doanh nghiệp phải chủ động nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu quy định) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Sử dụng tiếp hóa đơn đã in: Đối với các hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp được phép đóng dấu tên mới, địa chỉ mới bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn lại hóa đơn mới.
• Thời hạn thực hiện: Doanh nghiệp cần thực hiện việc đóng dấu và gửi thông báo điều chỉnh trước khi tiếp tục sử dụng các hóa đơn này cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Công văn nhấn mạnh các nguyên tắc cốt lõi khi lập hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp:

• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Nội dung trên hóa đơn: Phải thể hiện đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, thông tin người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ ký và đóng dấu: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.

3. Trách nhiệm của người nộp thuế

Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, sử dụng và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về thuế:

• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin ghi trên hóa đơn đã lập.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (theo quý hoặc theo tháng đối với các đối tượng thuộc diện giám sát chặt chẽ về thuế) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Nghiêm cấm các hành vi lập hóa đơn khống, hóa đơn không đúng thực tế phát sinh hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Lưu ý: Nội dung tóm tắt trên đây dựa trên các quy định hướng dẫn tại thời điểm ban hành Công văn 9372/CT-TTHT năm 2013. Doanh nghiệp cần đối chiếu với các văn bản pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành (như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử) để áp dụng chính xác cho các giao dịch hiện tại.