Công văn 9183/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh về nguyên tắc lập hóa đơn. Văn bản này nhằm giải đáp các vướng mắc thực tế, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, từ đó hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Dựa trên các quy định pháp luật về thuế tại thời điểm ban hành, văn bản nhấn mạnh các nguyên tắc cơ bản và bắt buộc khi lập hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn được lập phải ghi đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định. Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa. Chữ viết phải rõ ràng, liên tục, không viết đè lên chữ đã viết và không được viết cùng một dòng bằng hai màu mực khác nhau.
• Đồng nhất giữa các liên: Nội dung trên các liên của cùng một số hóa đơn phải hoàn toàn thống nhất và trùng khớp với nhau về cả thông tin người mua, người bán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thuế suất và thành tiền.

Công văn cũng đưa ra định hướng giải quyết đối với một số tình huống phát sinh phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

• Xử lý hóa đơn viết sai: Trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa giao cho người mua, hoặc đã giao nhưng hai bên chưa kê khai thuế, doanh nghiệp phải tiến hành lập biên bản thu hồi hoặc hủy bỏ hóa đơn viết sai, sau đó lập hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định pháp luật.
• Quản lý và lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán và pháp luật về thuế, đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn và sẵn sàng xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế có thẩm quyền.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Công văn 9183/CT-TTHT mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của hóa đơn đầu ra, đầu vào, làm cơ sở vững chắc cho việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Hạn chế tối đa các hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn, tránh nguy cơ bị xử phạt hoặc bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ, hoàn thuế.
• Góp phần nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong công tác quản lý tài chính - kế toán của đơn vị trước các cơ quan quản lý nhà nước.