Tóm tắt Công văn 94/CT-TTHT năm 2016 về hóa đơn hàng hóa trả lại

Công văn 94/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc lập hóa đơn và kê khai thuế trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa cho người bán. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định cốt lõi được đề cập trong văn bản này.

Nguyên tắc lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh

Khi người mua là tổ chức, cá nhân có đầy đủ tư cách pháp nhân và có sử dụng hóa đơn, nếu thực hiện trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng hoặc không đúng thỏa thuận hợp đồng, thủ tục bắt buộc phải thực hiện bao gồm:

• Lập biên bản thỏa thuận: Hai bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng hóa, số lượng, quy cách, chủng loại, giá trị hàng hóa trả lại và các thỏa thuận bồi thường (nếu có).
• Xuất hóa đơn trả lại hàng: Người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng hóa giao cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung: "Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng" hoặc lý do cụ thể khác, đồng thời ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng.
• Giá trị ghi trên hóa đơn: Giá trị hàng hóa và tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn trả lại phải khớp đúng với hóa đơn mua vào ban đầu do người bán đã lập.

Hướng dẫn xử lý đối với người mua là đối tượng không có hóa đơn

Trong trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng hoặc các tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn (không có hóa đơn tự in, đặt in hoặc không mua được hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế), thủ tục trả lại hàng hóa được đơn giản hóa nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ:

• Lập biên bản thu hồi hoặc trả lại hàng: Người mua và người bán phải lập biên bản ký nhận rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn đã lập trước đó. Biên bản này phải ghi rõ số ký hiệu, ngày, tháng, năm của hóa đơn mua hàng ban đầu.
• Thu hồi hóa đơn đã lập: Người bán thực hiện thu hồi liên 2 (liên giao cho người mua) của hóa đơn đã lập trước đó để làm căn cứ pháp lý cho việc điều chỉnh doanh thu.
• Lưu trữ hồ sơ: Biên bản trả lại hàng và hóa đơn thu hồi phải được lưu trữ cùng với hồ sơ khai thuế của người bán để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Nguyên tắc kê khai, điều chỉnh thuế đối với các bên

Việc kê khai thuế sau khi phát sinh giao dịch trả lại hàng hóa được thực hiện đồng bộ giữa người bán và người mua tại kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng:

• Đối với người bán: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng do người mua xuất (hoặc biên bản thu hồi hóa đơn kèm hóa đơn thu hồi đối với người mua không có hóa đơn), người bán thực hiện kê khai giảm doanh thu bán ra và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng.
• Đối với người mua: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng đã lập, người mua thực hiện kê khai giảm doanh số mua vào và giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh giao dịch trả lại hàng.