Tóm tắt Công văn 9351/CT-TTHT năm 2015 về hóa đơn chứng từ đối với hàng hóa trả lại

Công văn 9351/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện đúng quy định về lập hóa đơn, chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc các thỏa thuận khác trong hợp đồng kinh tế. Dưới đây là nội dung chi tiết và phân tích chuyên sâu về các quy định này.

- Quy định đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh có hóa đơn

Trong trường hợp người mua là đối tượng có đủ điều kiện và chức năng xuất hóa đơn (sử dụng phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp), thủ tục trả lại hàng hóa được thực hiện như sau:

• Lập hóa đơn trả lại hàng: Khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa cho người bán, người mua phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng hóa (ví dụ: hàng hóa không đúng quy cách, chủng loại, chất lượng theo hợp đồng) và các thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế (nếu có).
• Cơ sở pháp lý: Quy định này tuân thủ hướng dẫn tại Điểm 2.8 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Kê khai điều chỉnh: Hóa đơn trả lại hàng là căn cứ để người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán và thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào tại kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng.

- Quy định đối với người mua là cá nhân, tổ chức không có hóa đơn

Đối với người mua là người tiêu dùng cuối cùng, cá nhân hoặc tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn, quy trình xử lý khi trả lại hàng hóa được đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ về mặt chứng từ:

• Lập biên bản thu hồi hoặc trả lại hàng: Người bán và người mua phải lập biên bản thỏa thuận trả lại hàng hóa hoặc biên bản thu hồi hóa đơn đã lập. Biên bản này phải thể hiện rõ các thông tin bao gồm: tên hàng hóa, ký hiệu, số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả lại hàng, số tiền người bán hoàn trả lại cho người mua.
• Xử lý hóa đơn gốc: Người bán thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để lưu cùng với biên bản trả hàng. Trường hợp không thu hồi được hóa đơn gốc, hai bên phải ghi rõ lý do trong biên bản thỏa thuận.
• Chứng từ nhập kho: Người bán phải lập phiếu nhập kho đối với số lượng hàng hóa bị trả lại để làm căn cứ hạch toán kế toán và chứng minh nguồn gốc hàng hóa quay vòng.

- Nguyên tắc kê khai và điều chỉnh thuế của các bên liên quan

Việc xử lý hóa đơn chứng từ khi trả lại hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Công văn hướng dẫn cụ thể nguyên tắc điều chỉnh như sau:

• Đối với bên bán: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng (do bên mua xuất) hoặc biên bản trả hàng kèm hóa đơn thu hồi, bên bán thực hiện kê khai giảm doanh thu chịu thuế và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh giao dịch trả hàng.
• Đối với bên mua (nếu có hóa đơn): Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng đã xuất cho bên bán, bên mua thực hiện kê khai giảm doanh số mua vào và giảm số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ tương ứng.
• Yêu cầu về tính trung thực: Việc trả lại hàng hóa phải phản ánh đúng thực tế giao dịch phát sinh, nghiêm cấm việc lợi dụng quy định trả hàng để hợp thức hóa các giao dịch mua bán khống hoặc trốn thuế.

Để tìm hiểu thêm các văn bản hướng dẫn chi tiết khác về quản lý thuế và hóa đơn chứng từ, quý khách hàng có thể truy cập hệ thống cơ sở dữ liệu pháp luật tại hethongphapluat.com.