Giới thiệu về Công văn 9644/CT-TTHT năm 2015

Công văn 9644/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc trong việc xác định tính hợp lệ của các khoản chi cho người lao động, từ đó thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hoạt động.

Nguyên tắc chung xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện thanh toán.

Quy định chi tiết về chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Công văn tập trung làm rõ các khoản chi trực tiếp cho phúc lợi của người lao động. Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các tiêu chí cụ thể:

• Các khoản chi phúc lợi được chấp nhận bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo quy định.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng từ: Các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.

Chi mua bảo hiểm tự nguyện và bảo hiểm hưu trí cho người lao động

Đối với các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi thỏa mãn các điều kiện:

• Mức chi và điều kiện hưởng được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Mức trích chi cho các khoản bảo hiểm tự nguyện này không vượt quá mức trần quy định của pháp luật thuế tại thời điểm áp dụng.
• Doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) trước khi trích chi cho các khoản bảo hiểm tự nguyện này.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý áp dụng cho doanh nghiệp

Công văn 9644/CT-TTHT là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hạch toán kế toán đối với các khoản chi cho con người. Để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và kiểm soát chặt chẽ hạn mức chi phúc lợi không vượt quá quy định.