Giới thiệu về Công văn 3156/CT-TTHT năm 2016

Công văn số 3156/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và các khoản thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

1. Quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn 3156/CT-TTHT, các khoản chi phí liên quan đến người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Các khoản chi phí như phí làm giấy phép lao động (work permit), phí làm visa, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

2. Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người lao động nước ngoài

Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích mà người lao động nước ngoài nhận được từ doanh nghiệp:

• Chi phí làm thẻ tạm trú, visa, giấy phép lao động: Trường hợp doanh nghiệp chi trả các khoản phí này để phục vụ cho việc điều động, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật lao động thì các khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Chi phí tiền nhà ở: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động nước ngoài được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Chi phí vé máy bay về phép: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần được miễn thuế TNCN. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc chi trả cho thân nhân của người lao động thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi phí nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng hệ thống hồ sơ nhân sự chặt chẽ, bao gồm hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, quy chế tài chính ghi rõ các khoản phúc lợi và chi phí hỗ trợ cho người nước ngoài.
• Thực hiện đúng quy trình xin cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú theo quy định của cơ quan quản lý lao động và xuất nhập cảnh để làm cơ sở chứng minh tính hợp lý của chi phí.