Tóm tắt Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD năm 2015 về thông báo mẫu con dấu

Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành nhằm hướng dẫn các Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện thống nhất quy trình tiếp nhận, đăng tải thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014.

- Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thông báo mẫu con dấu

Công văn hướng dẫn chi tiết các bước mà Phòng Đăng ký kinh doanh phải thực hiện khi nhận được thông báo mẫu con dấu từ doanh nghiệp:

• Khi nhận hồ sơ trực tiếp, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng điện tử, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, đạo đức văn hóa của mẫu con dấu do doanh nghiệp thông báo.

- Quy định về đăng tải và quản lý thông tin mẫu con dấu

Việc công bố thông tin về mẫu con dấu được thực hiện chặt chẽ nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch cho bên thứ ba:

• Thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp phải được hiển thị công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu dễ dàng.
• Mỗi doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung và kích thước của con dấu, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung bắt buộc bao gồm: Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về số lượng, hình thức mẫu con dấu hoặc hủy mẫu con dấu cũ để sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo lại với Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin mới nhất trên hệ thống.

- Hướng dẫn xử lý các trường hợp đặc biệt và quy định chuyển tiếp

Công văn cũng làm rõ một số vướng mắc thực tế trong quá trình chuyển giao thẩm quyền quản lý con dấu từ cơ quan Công an sang cơ quan Đăng ký kinh doanh:

• Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 và tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp bởi cơ quan Công an thì không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp doanh nghiệp làm mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an cấp, nếu muốn làm lại con dấu mới thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định mới.
• Khuyến khích các doanh nghiệp chủ động rà soát, thực hiện đúng các quy định về quản lý và sử dụng con dấu để tránh các tranh chấp pháp lý phát sinh trong hoạt động kinh doanh.