Nghị định 58/2001/NĐ-CP được ban hành bởi Chính phủ do Thủ tướng Phan Văn Khải ký, quy định chi tiết về công tác quản lý và sử dụng con dấu đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với tất cả các loại con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụng dưới các dạng con dấu ướt, con dấu nổi, hoặc dấu xi. Các loại dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, và dấu chữ ký không thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản này. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước được sử dụng con dấu có hình Quốc huy

Theo quy định tại Điều 3, các đối tượng sau đây được phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy:

• Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, và Đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ.
• Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, và các cơ quan thuộc Chính phủ.
• Văn phòng Chủ tịch nước.
• Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, và các Viện Kiểm sát quân sự.
• Tòa án nhân dân tối cao, các Tòa án nhân dân địa phương, các Tòa án quân sự, và các Tòa án khác do luật định.
• Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp.
• Cơ quan thi hành án dân sự.
• Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn thường trực tại tổ chức quốc tế liên chính phủ, cơ quan lãnh sự, lãnh sự danh dự).
• Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao bao gồm: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài, và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
• Một số tổ chức khác được Thủ tướng Chính phủ cho phép bằng văn bản.

Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy

Điều 4 quy định các đối tượng được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy bao gồm:

• Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
• Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Tòa án nhân dân, Tòa án quân sự các cấp.
• Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện.
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội hữu nghị, tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, và các tổ chức phi chính phủ khác được thành lập hợp pháp.
• Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động.
• Các tổ chức kinh tế theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, Luật Khuyến khích đầu tư trong nước, Luật Hợp tác xã; các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức này.
• Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam và một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Trách nhiệm quản lý: Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trực tiếp quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình theo đúng chức năng, thẩm quyền.
• Số lượng con dấu: Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu duy nhất. Trường hợp cần thêm con dấu có cùng nội dung thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền và phải có ký hiệu riêng để phân biệt.
• Sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ: Chỉ các cơ quan có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh mới được khắc thêm dấu nổi hoặc dấu thu nhỏ khi được cấp có thẩm quyền cho phép.
• Đăng ký và lưu chiểu: Con dấu sau khi khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, nộp lệ phí và chỉ được sử dụng sau khi được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu dấu.
• Vị trí bảo quản: Con dấu phải được lưu giữ chặt chẽ tại trụ sở cơ quan, tổ chức. Trường hợp đặc biệt cần mang con dấu đi giải quyết công việc ngoài trụ sở phải được sự đồng ý của Thủ trưởng và người mang dấu phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
• Màu mực: Thống nhất sử dụng mực in dấu màu đỏ.
• Xử lý sự cố và thay đổi: Nếu mất con dấu, phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo hủy bỏ con dấu cũ. Nếu con dấu bị mòn, hỏng hoặc tổ chức có sự thay đổi (chia tách, sáp nhập, giải thể, đổi tên), phải làm thủ tục khắc lại dấu mới và nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an.
• Thu hồi con dấu: Khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, người đứng đầu cơ quan phải thu hồi và nộp lại con dấu cho cơ quan công an. Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng, cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập phải thu hồi con dấu và thông báo cho cơ quan công an cùng các bên liên quan.

Thẩm quyền cấp phép khắc dấu và đăng ký mẫu dấu

Thẩm quyền quản lý và cấp phép được phân cấp rõ ràng giữa Trung ương và địa phương:

• Tổng cục Cảnh sát (Bộ Công an): Cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, cơ quan trung ương, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp phép khắc dấu cho cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài; cấp phép mang con dấu vào Việt Nam cho các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao.
• Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức địa phương và một số cơ quan trung ương đóng tại địa phương theo phân cấp; đăng ký mẫu dấu cho các tổ chức nước ngoài không phải là đại diện ngoại giao được phép mang dấu vào Việt Nam.

Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu

Hồ sơ đề nghị khắc dấu được quy định cụ thể cho từng nhóm đối tượng:

• Đối với cơ quan nhà nước, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội: Phải có quyết định thành lập tổ chức của cơ quan có thẩm quyền. Nếu quyết định thành lập chưa nêu rõ quyền sử dụng con dấu thì phải có văn bản riêng cho phép sử dụng con dấu. Các tổ chức phi chính phủ, tôn giáo, hội quần chúng phải có Điều lệ tổ chức và hoạt động được phê duyệt; tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
• Đối với tổ chức kinh tế: Phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp của tổ chức chính trị - xã hội cần thêm quyết định thành lập.
• Trường hợp khắc lại do mất hoặc mòn, hỏng: Chỉ cần có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần thêm các giấy tờ khác.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng không quá 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an phải cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu.

Quy định đối với con dấu của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam

• Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt Nam trước khi sử dụng.
• Các cơ quan nước ngoài khác và tổ chức phi chính phủ nước ngoài muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam, kèm theo văn bản giải trình rõ lý do, phạm vi sử dụng và giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Khen thưởng và xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc quản lý và sử dụng con dấu sẽ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước. Ngược lại, bất kỳ hành vi vi phạm nào tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Hiệu lực thi hành

Nghị định 58/2001/NĐ-CP có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế hoàn toàn Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ. Bộ trưởng Bộ Công an phối hợp với các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện Nghị định này trên phạm vi cả nước.