Giới thiệu về Công văn 9933/CT-TTHT năm 2020

Công văn 9933/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức thực hiện đúng trình tự, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ. Việc tiêu hủy tài liệu kế toán là một nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý để đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro xử phạt vi phạm hành chính về thuế và kế toán.

- Quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trước khi tiêu hủy

Trước khi tiến hành thủ tục tiêu hủy, doanh nghiệp phải xác định chính xác thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP:

• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm: Áp dụng đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (như phiếu thu, phiếu chi, tờ trình...).
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm: Áp dụng đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn: Áp dụng đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng của đơn vị hoặc quốc gia.

- Quy trình và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

Để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các bước sau:

• Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy. Thành phần Hội đồng bao gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, đại diện của bộ phận kế toán, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành viên khác do người đại diện theo pháp luật chỉ định.
• Lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy: Hội đồng tiến hành kiểm kê, phân loại và lập danh mục chi tiết các tài liệu kế toán cần tiêu hủy. Danh mục phải nêu rõ loại tài liệu, niên độ kế toán, số lượng và thời hạn đã lưu trữ thực tế.
• Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán: Biên bản phải được lập ngay sau khi thực hiện việc tiêu hủy và phải có chữ ký của tất cả các thành viên Hội đồng tiêu hủy. Biên bản phải ghi rõ phương pháp tiêu hủy, kết quả tiêu hủy và cam kết chịu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra.

- Phương pháp tiêu hủy tài liệu kế toán hợp pháp

Việc tiêu hủy tài liệu kế toán phải được thực hiện bằng các phương pháp an toàn, bảo mật và không thể khôi phục lại thông tin:

• Tài liệu kế toán phải được tiêu hủy hoàn toàn bằng các hình thức như đốt cháy, cắt nhỏ, nghiền nát hoặc các phương pháp cơ học, hóa học khác.
• Quá trình tiêu hủy phải đảm bảo thông tin trên tài liệu không thể bị rò rỉ hoặc lợi dụng cho các mục đích khác.

- Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ sau khi tiêu hủy

Sau khi hoàn tất thủ tục tiêu hủy, đơn vị kế toán có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu kế toán bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng, Danh mục tài liệu tiêu hủy, Biên bản tiêu hủy. Hồ sơ này phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày tiêu hủy để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.