Tóm tắt Công văn 70285/CT-TTHT năm 2020 về hủy tài liệu kế toán trên 10 năm

Công văn 70285/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, đơn vị kế toán thực hiện đúng quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định cốt lõi:

- Quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu 10 năm

Theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ, tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp cho ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Cụ thể bao gồm:

• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị kế toán (bao gồm cả chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm) không thuộc trường hợp lưu trữ vĩnh viễn.
• Tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành đã được phê duyệt.
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được xác định từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

- Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán là người có thẩm quyền cao nhất quyết định việc tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ. Người đại diện phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của quyết định tiêu hủy này.

- Quy trình và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Để tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán trên 10 năm một cách hợp pháp, đơn vị kế toán phải thực hiện đầy đủ các bước sau:

• Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán: Người đại diện theo pháp luật quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy. Thành phần Hội đồng bắt buộc phải bao gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, đại diện bộ phận kế toán, đại diện bộ phận lưu trữ và các thành viên khác do thủ trưởng đơn vị chỉ định.
• Lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy: Hội đồng tiến hành kiểm kê, phân loại và lập danh sách chi tiết các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ cần tiêu hủy để trình người đại diện theo pháp luật phê duyệt.
• Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán: Sau khi thực hiện tiêu hủy, Hội đồng phải lập biên bản tiêu hủy tài liệu. Biên bản phải ghi rõ phương pháp tiêu hủy, danh mục tài liệu, chữ ký của các thành viên Hội đồng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị.

- Phương pháp tiêu hủy tài liệu kế toán

Việc tiêu hủy tài liệu kế toán phải được thực hiện bằng các biện pháp cơ học hoặc hóa học (như đốt, cắt, nghiền, xé nhỏ) nhằm bảo đảm tài liệu đã tiêu hủy không thể khôi phục lại thông tin, số liệu ban đầu. Quá trình tiêu hủy phải bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.

- Quy định về lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu kế toán

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu kế toán (bao gồm Quyết định thành lập Hội đồng, Danh mục tài liệu tiêu hủy, Biên bản tiêu hủy và các giấy tờ liên quan khác) phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán trong thời hạn tối thiểu là 20 năm kể từ ngày tiêu hủy để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.