Công văn 9943/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản phúc lợi này.

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh, khoản tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả được xác định nghĩa vụ thuế TNCN như sau:

• Điều kiện được miễn thuế TNCN: Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam từ bậc học mầm non đến trung học phổ thông do người sử dụng lao động thanh toán hộ được trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Yêu cầu về chứng từ và hình thức thanh toán: Để được miễn thuế TNCN, khoản chi này phải được doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho cơ sở giáo dục theo hình thức chuyển khoản hoặc thanh toán hộ có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp doanh nghiệp chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động để họ tự đóng học phí thì khoản tiền này không được miễn thuế TNCN mà phải tính vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.
• Giới hạn bậc học áp dụng: Chính sách miễn thuế TNCN chỉ áp dụng đối với các bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông. Các khoản chi học phí cho bậc đại học, cao đẳng, cao học hoặc các khóa học kỹ năng, ngoại khóa khác không thuộc đối tượng được miễn thuế.

Để khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định rõ ràng trong hồ sơ lao động: Khoản chi học phí phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của công ty.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lệ.
• Phân loại chi phí: Nếu khoản chi này được thỏa thuận như một khoản lợi ích bằng tiền mang tính chất tiền lương, tiền công và được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng lao động thì được tính vào chi phí tiền lương của doanh nghiệp. Trường hợp được xác định là khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, tổng số chi phúc lợi (bao gồm cả khoản chi học phí này) không được quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khi áp dụng quy định tại Công văn 9943/CT-TTHT, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra:

• Phân biệt đối tượng lao động: Quy định miễn thuế TNCN đối với học phí chỉ áp dụng cho con của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam học tập tại Việt Nam, và con của người lao động Việt Nam đang làm việc ở nước ngoài học tập tại nước ngoài. Chính sách này hoàn toàn không áp dụng đối với học phí của con người lao động Việt Nam học tập tại Việt Nam.
• Hoàn thiện hồ sơ minh chứng: Doanh nghiệp cần chủ động lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng lao động có điều khoản chi trả học phí, thông báo học phí hoặc quyết định tiếp nhận học sinh của nhà trường, hóa đơn tài chính mang tên công ty (hoặc mang tên học sinh nhưng có chứng từ chứng minh công ty thanh toán trực tiếp cho nhà trường) và chứng từ chuyển khoản ngân hàng của doanh nghiệp.