Công văn số 4118/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc đóng dấu trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp về tính hợp pháp của hóa đơn trong các trường hợp đóng dấu treo, ủy quyền ký hóa đơn hoặc xuất hóa đơn tại các đơn vị trực thuộc.

- Quy định chung về việc ký và đóng dấu trên hóa đơn

• Hóa đơn tài chính hợp pháp khi xuất cho khách hàng phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật về hóa đơn, trong đó có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị bán hàng.
• Thông thường, người đại diện theo pháp luật (thủ trưởng đơn vị) sẽ ký tên và đóng dấu của tổ chức, doanh nghiệp vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" trên hóa đơn.

- Hướng dẫn đóng dấu treo trên hóa đơn trong trường hợp ủy quyền

• Trường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng (như kế toán, nhân viên bán hàng, trưởng bộ phận) ký vào hóa đơn thì người được ủy quyền thực hiện ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức "Người bán hàng".
• Đối với trường hợp ủy quyền này, doanh nghiệp thực hiện đóng dấu treo (dấu của tổ chức, doanh nghiệp) vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (nơi ghi thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán).
• Việc đóng dấu treo trên hóa đơn theo đúng quy định vẫn đảm bảo tính pháp lý, làm cơ sở để người mua hàng hạch toán chi phí và thực hiện kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

- Quy định đóng dấu đối với các chi nhánh, đơn vị trực thuộc

• Đối với các đơn vị trực thuộc (như chi nhánh, cửa hàng, văn phòng đại diện) trực tiếp bán hàng và được giao quyền xuất hóa đơn: Nếu đơn vị trực thuộc có con dấu riêng thì người đứng đầu đơn vị trực thuộc hoặc người được ủy quyền ký tên và đóng con dấu của đơn vị trực thuộc đó lên hóa đơn.
• Trường hợp đơn vị trực thuộc không có con dấu riêng nhưng sử dụng hóa đơn của công ty mẹ thì thực hiện đóng dấu treo của công ty mẹ lên góc trên bên trái của hóa đơn do đơn vị trực thuộc xuất cho khách hàng.

- Giá trị pháp lý và các lưu ý quan trọng khi áp dụng

• Hóa đơn được đóng dấu treo theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 4118/TCT-PCCS được coi là hóa đơn hợp lệ, hợp pháp để bên mua làm căn cứ tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Để đảm bảo tính chặt chẽ và tránh rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần ban hành quyết định ủy quyền bằng văn bản hoặc quy chế nội bộ quy định rõ ràng về việc ủy quyền ký hóa đơn và đóng dấu treo trong doanh nghiệp.