Tóm tắt Công văn số 1328 TCT/PCCS của Tổng cục Thuế về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn

Công văn số 1328 TCT/PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc thực hiện chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, tránh các sai sót pháp lý trong quá trình giao dịch và khai thuế.

Các nội dung trọng tâm của Công văn số 1328 TCT/PCCS:

• Quy định về người ký trên hóa đơn: Theo nguyên tắc chung, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Thủ trưởng đơn vị) là người có thẩm quyền và trách nhiệm ký vào chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Trường hợp ủy quyền ký trên hóa đơn: Trong trường hợp Thủ trưởng đơn vị không thể trực tiếp ký trên từng hóa đơn do số lượng giao dịch lớn hoặc do tính chất hoạt động kinh doanh, Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền bằng văn bản cho người trực tiếp bán hàng hoặc người quản lý bộ phận liên quan ký thay. Người được ủy quyền sẽ thực hiện ký vào chỉ tiêu "Người bán hàng" trên hóa đơn.
• Phương thức đóng dấu đối với hóa đơn ủy quyền (đóng dấu treo): Đối với các hóa đơn do người được ủy quyền ký thay, doanh nghiệp phải thực hiện việc đóng dấu của đơn vị vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (thường gọi là đóng dấu treo). Việc đóng dấu treo này nhằm xác nhận hóa đơn đó được phát hành hợp pháp từ chính doanh nghiệp.
• Tính hợp lệ của hóa đơn có dấu treo: Hóa đơn có chữ ký của người bán hàng được ủy quyền và có đóng dấu treo của đơn vị ở góc trên bên trái vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các hóa đơn đã lập và phát hành, bao gồm cả các hóa đơn được ký theo diện ủy quyền và đóng dấu treo. Quyết định ủy quyền ký hóa đơn phải được ban hành bằng văn bản hợp pháp và lưu trữ tại doanh nghiệp để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

Lưu ý: Các hướng dẫn tại Công văn số 1328 TCT/PCCS tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh hoặc cửa hàng bán lẻ trong việc vận hành và xuất hóa đơn nhanh chóng, đồng thời vẫn đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ của cơ quan quản lý thuế đối với việc sử dụng hóa đơn.