Tóm tắt Công văn số 4651/TCT-CS về việc lập lại hóa đơn của Tổng cục Thuế

Công văn số 4651/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh về việc xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Văn bản này làm rõ các phương thức điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn nhằm đảm bảo tính thống nhất, tuân thủ đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn

Công văn phân loại chi tiết các trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử và đưa ra phương án xử lý cụ thể cho từng trường hợp như sau:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Đối với các sai sót mang tính trọng yếu này, người nộp thuế được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót: Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-HĐĐT để người bán kiểm tra và thực hiện các thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Quy trình và thủ tục lập lại, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Để thực hiện việc lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn đúng pháp luật, người nộp thuế cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kỹ thuật và nghiệp vụ sau:

• Đối với phương thức lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán và người mua phải có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu có thỏa thuận trước đó).
• Đối với phương thức lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán thực hiện ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua.
• Nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Người bán có trách nhiệm lập thông báo sai sót hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.

Lưu ý quan trọng về việc kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Tổng cục Thuế nhấn mạnh việc kê khai thuế đối với các hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế phát sinh:

• Việc kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điều chỉnh, thay thế được thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ, văn bản thỏa thuận giữa hai bên về việc xử lý sai sót để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
• Tránh việc lạm dụng hình thức hủy hóa đơn trái quy định đối với các giao dịch đã hoàn thành nhằm mục đích trốn thuế hoặc trì hoãn nghĩa vụ nộp thuế.

Công văn số 4651/TCT-CS đóng vai trò là cơ sở pháp lý rõ ràng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, giảm thiểu rủi ro pháp lý và sai sót trong công tác kế toán, thuế.