1. Tổng quan về Công văn số 4845/TCT-PCCS

Công văn số 4845/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế các cấp về tính pháp lý của hóa đơn có chữ ký đóng dấu khắc sẵn (thường gọi là chữ ký dấu). Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng, giúp thống nhất việc kiểm tra, giám sát và xử lý các hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định pháp luật về hình thức chữ ký.

2. Quy định về tính hợp pháp của chữ ký trên hóa đơn

Căn cứ vào các quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Tổng cục Thuế làm rõ các nguyên tắc đối với chữ ký trên hóa đơn như sau:

• Bắt buộc ký sống (ký bằng tay): Người lập hóa đơn và người đại diện theo pháp luật của đơn vị bán hàng phải thực hiện ký trực tiếp bằng bút mực (ký sống) vào chỉ tiêu chữ ký trên hóa đơn giấy. Chữ ký phải rõ ràng, không bị nhòe, đúng thẩm quyền và trùng khớp với chữ ký mẫu đã đăng ký hoặc sử dụng trong giao dịch.
• Không thừa nhận chữ ký khắc sẵn: Việc sử dụng con dấu khắc sẵn hình chữ ký (chữ ký dấu) để đóng lên hóa đơn thay cho chữ ký tay là hoàn toàn không đúng quy định pháp luật. Chữ ký khắc sẵn không thể hiện đúng ý chí trực tiếp của người có thẩm quyền tại thời điểm lập hóa đơn và dễ bị lợi dụng để gian lận.
• Quy định đối với hóa đơn điện tử: Đối với các doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử, chữ ký trên hóa đơn phải là chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, không được phép sử dụng hình thức scan hay đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên bản thể hiện giấy của hóa đơn điện tử.

3. Hệ quả pháp lý đối với hóa đơn có chữ ký đóng dấu khắc sẵn

Việc sử dụng hóa đơn có chữ ký khắc sẵn sẽ dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho cả bên bán và bên mua khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra:

• Hóa đơn không có giá trị pháp lý: Hóa đơn có chữ ký đóng dấu khắc sẵn bị xác định là hóa đơn không hợp lệ, không đủ điều kiện để làm căn cứ hạch toán kế toán.
• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Cơ quan thuế sẽ kiên quyết xuất toán, không chấp nhận khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với những hóa đơn vi phạm quy định về chữ ký này.
• Bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào thể hiện trên hóa đơn có chữ ký khắc sẵn sẽ bị loại bỏ, không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), dẫn đến nguy cơ doanh nghiệp bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.
• Xử phạt vi phạm hành chính: Hành vi lập hóa đơn không đúng quy định về hình thức chữ ký có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn và thuế theo các chế tài hiện hành.

4. Hướng dẫn xử lý và khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi tối pháp của mình, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Tăng cường kiểm tra hóa đơn đầu vào: Bộ phận kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn nhận từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện chữ ký của người bán là chữ ký đóng dấu khắc sẵn (nhận biết qua vết mực đều màu, không có vết hằn của nét bút ký tự nhiên), phải từ chối nhận hóa đơn.
• Yêu cầu lập lại hóa đơn mới: Trong trường hợp đã lỡ nhận hóa đơn có chữ ký khắc sẵn, doanh nghiệp phải liên hệ ngay với bên bán để lập biên bản thu hồi hoặc hủy bỏ hóa đơn sai quy định, đồng thời yêu cầu bên bán xuất lại hóa đơn mới có chữ ký tay trực tiếp của người đại diện hợp pháp.
• Chuyển đổi đồng bộ sang hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp nên chủ động chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử có chữ ký số hợp pháp để loại bỏ hoàn toàn các rủi ro vật lý liên quan đến chữ ký tay hoặc chữ ký dấu trên hóa đơn giấy truyền thống.