Giới thiệu về Công văn 2515/TCT-CS

Công văn 2515/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải quyết vướng mắc liên quan đến việc sử dụng chữ ký khắc sẵn trên hóa đơn. Đây là văn bản quan trọng giúp làm rõ tính pháp lý của chữ ký trên hóa đơn bán hàng và chứng từ kế toán, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

- Quy định về ký chứng từ kế toán và hóa đơn bán hàng

Theo quy định tại Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các văn bản liên quan, việc ký chứng từ kế toán và lập hóa đơn bán hàng phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Quyền yêu cầu lập hóa đơn: Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập và giao hóa đơn bán hàng cho mình.
• Hình thức hóa đơn bán hàng: Hóa đơn được thể hiện qua các hình thức bao gồm hóa đơn theo mẫu in sẵn, hóa đơn in từ máy, hóa đơn điện tử, và các loại tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán.
• Xử lý vi phạm: Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu không lập, không giao hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng quy định sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.
• Nguyên tắc ký chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Cấm tuyệt đối việc ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn (chữ ký dấu). Ngoài ra, chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

- Quy định về nội dung và hình thức của hóa đơn

Hóa đơn được xác định là một loại chứng từ kế toán đặc thù, do đó phải tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý về cả hình thức lẫn nội dung:

• Bản chất của hóa đơn: Là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
• Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: Theo hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, các nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Trong đó, người mua và người bán bắt buộc phải ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của người bán (nếu có) và ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

- Hướng dẫn xử lý đối với trường hợp sử dụng chữ ký khắc sẵn

Công văn đưa ra hướng dẫn xử lý cụ thể đối với trường hợp sai phạm thực tế của doanh nghiệp:

• Trường hợp cụ thể: Công ty TNHH TI2 Shipping Việt Nam đã sử dụng chữ ký dấu khắc sẵn để đóng lên tất cả các hóa đơn đầu ra trong giai đoạn từ tháng 11/2016 đến ngày 20/3/2017.
• Hướng xử lý của cơ quan thuế: Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ kế toán nêu trên, kết hợp với việc kiểm tra tình hình thực tế của doanh nghiệp để tiến hành xử lý hành vi vi phạm theo đúng quy định pháp luật hiện hành.