Tóm tắt Công văn số 5008/TCT-CS về đề nghị khoán chi phí thay hóa đơn trong công tác đo kiểm định công trình viễn thông

Công văn số 5008/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc áp dụng cơ chế khoán chi phí đối với hoạt động đo kiểm định công trình viễn thông. Nội dung văn bản tập trung làm rõ các điều kiện pháp lý để ghi nhận chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi khoán này.

1. Nguyên tắc chung về điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành, các khoản chi của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động đo kiểm định công trình viễn thông chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

2. Quy định về việc khoán chi phí cho người lao động thực hiện đo kiểm định

Trường hợp doanh nghiệp giao nhiệm vụ cho người lao động đi thực hiện công tác đo kiểm định công trình viễn thông và áp dụng hình thức khoán chi phí (như chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, phụ cấp đi đường):

• Yêu cầu về quy chế nội bộ: Các khoản khoán chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty hoặc Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp không nhất thiết phải cung cấp hóa đơn của bên thứ ba (như hóa đơn tiền phòng, hóa đơn vé xe) đối với các khoản chi đã thực hiện khoán. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ quyết định cử đi công tác, bảng kê khoán chi được phê duyệt và chứng từ chi tiền hợp pháp phù hợp với quy chế nội bộ.
• Giới hạn mức chi: Mức khoán chi phải hợp lý và tuân thủ đúng hạn mức đã ban hành trong quy chế. Phần chi vượt quá mức quy định sẽ bị loại trừ, không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

3. Trường hợp thuê ngoài cá nhân thực hiện dịch vụ đo kiểm định

Trong trường hợp doanh nghiệp không tự thực hiện mà thuê các cá nhân bên ngoài (không phải là người lao động thuộc biên chế của doanh nghiệp) để thực hiện đo kiểm định công trình viễn thông, việc hạch toán chi phí được quy định như sau:

• Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân đối với các hợp đồng có mức chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, trừ trường hợp cá nhân có đủ điều kiện làm cam kết thu nhập theo quy định.
• Hồ sơ chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê dịch vụ, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu đồng) và chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lệ.

4. Khuyến nghị và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Tổng cục Thuế lưu ý các doanh nghiệp rằng việc áp dụng cơ chế khoán chi phí không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được tự ý hợp thức hóa các khoản chi không có chứng từ thực tế. Doanh nghiệp cần:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống quy chế tài chính nội bộ, đảm bảo các điều khoản về khoán chi được quy định rõ ràng, minh bạch.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh tính thực tế của hoạt động đo kiểm định công trình viễn thông (như biên bản đo đạc, số liệu kỹ thuật, danh sách công trình được kiểm định) để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra tại đơn vị.