Công văn số 5366/TCT-HT do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế các cấp thống nhất phương án xác định, hạch toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh đúng quy định pháp luật.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam có phát sinh các khoản chi phí cần xác định tính hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cùng các cơ quan thuế các cấp thực hiện công tác quản lý, thanh tra và kiểm tra thuế.

Nguyên tắc xác định chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Tổng cục Thuế lưu ý doanh nghiệp cần rà soát và loại trừ các khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ khi quyết toán thuế TNDN, bao gồm:

• Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc chứng từ không đảm bảo tính pháp lý theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi vượt định mức, giới hạn theo quy định của pháp luật thuế (như chi trang phục bằng tiền vượt mức quy định, chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng quy chế của đơn vị).
• Các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, vi phạm pháp luật về thuế, giao thông hoặc các hành vi vi phạm pháp luật khác.

Hướng dẫn về hồ sơ, chứng từ đối với các khoản chi đặc thù

Đối với các khoản chi đặc thù phát sinh trong doanh nghiệp (như chi phí cho người lao động, chi phí phúc lợi), Tổng cục Thuế hướng dẫn việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ chứng từ chặt chẽ:

• Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể rõ ràng, trong đó quy định cụ thể điều kiện và mức hưởng đối với các khoản chi.
• Hồ sơ chứng từ phải đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất giữa hợp đồng lao động, quy chế của doanh nghiệp và các chứng từ thanh toán thực tế để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 5366/TCT-HT có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ban hành. Các doanh nghiệp và cơ quan thuế căn cứ vào các nội dung hướng dẫn tại văn bản này để thực hiện kê khai, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật hiện hành.