Giới thiệu về Công văn số 601/TCT-CS

Công văn số 601/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế địa phương, cụ thể là Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh, về công tác thanh toán và quản lý báo soát Biên lai thu phí, lệ phí. Văn bản đưa ra các chỉ dẫn chi tiết dựa trên quy định hiện hành về lưu trữ, bảo quản và quy trình thanh hủy ấn chỉ thuế, góp phần nâng cao trách nhiệm của các đơn vị thu phí, lệ phí trong việc quản lý chứng từ tài chính.

Các nội dung cốt lõi của Công văn số 601/TCT-CS:

- Quy định về lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán ấn chỉ thuế

Theo hướng dẫn tại Điều 24, tài liệu kế toán ấn chỉ thuế phải được lưu giữ và bảo quản nghiêm ngặt theo đúng thời hạn quy định:

• Sổ số liệu lịch sử (sau khi đã phản ánh đầy đủ số liệu tổng hợp và thực hiện sắp xếp, phân loại) thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn.
• Báo cáo kế toán ấn chỉ, chứng từ kế toán ấn chỉ và liên lưu của biên lai, chứng từ (liên 1) có thời hạn lưu trữ bắt buộc là 5 năm.
• Khi các tài liệu này quá thời hạn lưu trữ quy định, cơ quan thuế các cấp và các cơ quan sử dụng biên lai, chứng từ phải lập danh mục cần thanh hủy để trình cơ quan thuế cấp trên phê duyệt, cho phép thành lập hội đồng hủy bỏ.

- Quy trình và thành phần Hội đồng thanh hủy ấn chỉ thuế hết hạn

Căn cứ điểm 2, phần II thuộc Phụ lục kèm theo Điều 17 của chế độ quản lý ấn chỉ, thủ tục thanh hủy các loại sổ sách, chứng từ (bao gồm báo soát, bản lưu của biên lai thu thuế, thu tiền) và báo cáo kế toán hết thời hạn lưu trữ được thực hiện như sau:

• Các Chi cục Thuế và Cục Thuế có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ chứng từ, sổ sách cần thanh hủy theo chế độ.
• Báo cáo lên cơ quan Thuế cấp trên để ra quyết định thành lập Hội đồng thanh hủy.
• Thành phần Hội đồng thanh hủy bắt buộc phải bao gồm: Đại diện cơ quan tài chính cùng cấp; Đại diện cơ quan Thuế (gồm Thủ trưởng đơn vị, đại diện phòng thanh tra, phòng Quản lý ấn chỉ, kế toán ấn chỉ và thủ kho ấn chỉ).
• Địa điểm thực hiện: Việc thanh hủy phải được tổ chức trực tiếp tại chính đơn vị nộp đơn xin thanh hủy.

- Hướng dẫn quản lý và thanh hủy Biên lai thu phí, lệ phí tại đơn vị thu

Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý ấn chỉ của Cục Thuế và nâng cao ý thức tự chịu trách nhiệm của các đơn vị thu phí, lệ phí, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể:

• Liên báo soát của Biên lai thu phí phải được lưu giữ trực tiếp tại đơn vị thu trong thời hạn 5 năm.
• Sau khi hết thời hạn lưu trữ 5 năm, cơ quan sử dụng Biên lai tiến hành liệt kê danh mục cần thanh hủy và trình cơ quan thuế để lập hội đồng hủy bỏ theo đúng quy định pháp luật.
• Hàng tháng, tổ chức thu phí có trách nhiệm lập báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quy định.
• Khi kết thúc năm, đơn vị phải thực hiện quyết toán biên lai sử dụng và thực hiện chuyển số biên lai còn tồn sang năm sau để tiếp tục quản lý, sử dụng.