Công văn số 822/TCT-ĐTNN của Tổng cục Thuế là văn bản hướng dẫn quan trọng về nghiệp vụ lập hóa đơn và hạch toán chi phí đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo. Văn bản này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) khi triển khai các chương trình xúc tiến thương mại.

Quy định về lập hóa đơn đối với hàng quảng cáo, khuyến mại

• Nghĩa vụ xuất hóa đơn: Doanh nghiệp khi xuất hàng hóa, dịch vụ để làm quà tặng, khuyến mại, quảng cáo hoặc làm mẫu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập hóa đơn theo quy định.
• Cách thức ghi hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, đồng thời ghi rõ là hàng xuất khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền.
• Xác định giá tính thuế GTGT: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế GTGT được xác định bằng không (0). Trường hợp không thực hiện đúng quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, nộp thuế GTGT như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ hoặc cho, biếu, tặng.

Hạch toán chi phí và xác định thuế thu nhập doanh nghiệp

• Ghi nhận chi phí hợp lý: Giá trị hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, khuyến mại, làm hàng mẫu phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Hồ sơ chứng minh: Để được ghi nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan bao gồm: chương trình khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo với Sở Công Thương (nếu thuộc trường hợp bắt buộc), quyết định phê duyệt chương trình của doanh nghiệp, hóa đơn xuất kho, hóa đơn GTGT của hàng khuyến mại, biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có).
• Hạch toán kế toán: Giá trị hàng hóa xuất dùng cho khuyến mại, quảng cáo được hạch toán vào chi phí bán hàng (tài khoản chi phí tương ứng tùy theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng).

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

• Đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước: Các chương trình khuyến mại phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Luật Thương mại. Việc không đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý (Sở Công Thương) có thể dẫn đến việc cơ quan thuế không chấp nhận giá tính thuế bằng 0 và không cho tính vào chi phí được trừ.
• Phân biệt giữa khuyến mại và cho biếu tặng: Hàng khuyến mại, quảng cáo theo chương trình hợp pháp có giá tính thuế GTGT bằng 0. Trong khi đó, hàng cho, biếu, tặng không kèm theo điều kiện mua bán hàng hóa khác phải chịu thuế GTGT theo giá trị tương đương của hàng hóa cùng loại tại thời điểm phát sinh.