b) Nơi tiếp công dân phải có đủ cơ sở vật chất trang bị cần thiết như bàn ghế làm việc, ánh sáng, nước uống …, sổ sách theo quy định, trang trí tôn nghiêm (cờ, khẩu hiệu, ảnh Bác). Niêm yết nội dung liên quan như Pháp lệnh KNTC, quy chế, nội quy tiếp công dân để mọi người biết và thực hiện.

c) Ở những nơi có tổ chức thanh tra thì trụ sở tiếp công dân do cơ quan thanh tra quản lý; ở các cấp không có tổ chức thanh tra thì nơi tiếp công dân có thể giao cơ quan chính trị cùng cấp đảm nhiệm dưới sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp ủy và người chỉ huy đơn vị.

3. Về tổ chức lực lượng ở những đơn vị có quy định biên chế sĩ quan chuyên trách và nhân viên giúp việc.

Cơ quan chức năng giúp việc cấp ủy Đảng và chỉ huy các cấp bố trí cán bộ chuyên trách và nhân viên giúp việc theo quy định. Cán bộ tiếp công dân phải có đủ tiêu chuẩn về phẩm chất, năng lực chuyên môn, theo quy chế tổ chức tiếp công dân của Chính phủ và thông tư hướng dẫn của Bộ Quốc phòng.

- BTTM, các Tổng cục mỗi cơ quan biên chế 1 sĩ quan chuyên trách tiếp công dân. Thanh tra Bộ Quốc phòng biên chế 2 sĩ quan thanh tra chuyên trách và 1 nhân viên giúp việc. Ủy ban kiểm tra Đảng ủy quân sự Trung ương biên chế 1 sĩ quan chuyên trách.

- Các Quân khu, quân chủng, BTL Bộ đội Biên phòng mỗi nơi biên chế 01 sĩ quan thanh tra chuyên trách tiếp công dân và 01 nhân viên giúp việc.

- Bộ chỉ huy quân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biên chế 1 sĩ quan thanh tra chuyên trách tiếp công dân, 01 nhân viên giúp việc; đối với BCH Biên phòng tỉnh, thành phố trước mắt tạm bố trí sĩ quan kiêm nhiệm.

- Đối với các quân đoàn, binh chủng, học viện nhà trường, tổng công ty trực thuộc Bộ và các đơn vị cấp sư đoàn, trung đoàn và tương đương bố trí cán bộ chính trị thuộc cơ quan chính trị cùng cấp kiêm nhiệm tiếp công dân.

4. Việc tiếp công dân đến KN, TC, phản ánh, kiến nghị, đề đạt nguyện vọng phải tuân theo trình tự, thủ tục quy định của Pháp lệnh KNTC; quy định tại điều 9, 11, 12, 13 quy chế tổ chức tiếp công dân của Chính phủ; điểm 4, 6, 7 phần II thông tư 769/QP của Bộ Quốc phòng. Yêu cầu chỉ huy, lãnh đạo các cấp và sĩ quan tiếp công dân, giải quyết các yêu cầu kiến nghị của công dân đều phải đến công sở hoặc trụ sở (phòng) tiếp công dân để làm việc. Không tiếp công dân KNTC ở nhà riêng. Không sử dụng điện thoại để khiếu nại, trả lời hoặc giải quyết KNTC của công dân.

- Thanh tra BQP thống nhất các mẫu văn bản, sổ sách về công tác tiếp công dân, sau đó các cơ quan, đơn vị nghiên cứu biên soạn, nhân bản để sử dụng phù hợp với công tác tiếp công dân ở đơn vị mình.

- Cán bộ phụ trách trụ sở tiếp công dân được ký các văn bản về tiếp công dân với các cơ quan, đơn vị cùng cấp để xử lý và sử dụng con dấu thanh tra; nơi không có tổ chức thanh tra thì sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị được phân công tiếp công dân. Việc ký văn bản báo cáo công tác tiếp dân của các cấp lên cấp trên theo quy định hiện hành đối với các cấp.

5. Về đảm bảo kinh phí hoạt động tiếp công dân

a) Kinh phí đảm bảo cho hoạt động tiếp công dân của các cơ quan, đơn vị ngoài việc đầu tư ban đầu cho sửa chữa trụ sở hoặc phòng tiếp công dân, kinh phí hàng năm đảm bảo sử dụng vào các việc sau:

- Mua sắm các trang bị hành chính để phục vụ tiếp công dân như dụng cụ phục vụ, nước uống, ánh sáng,…

- Mua sắm các trang bị doanh cụ còn thiếu, hư hỏng.

- Mua sắm các trang bị nghiệp vụ, văn phòng phẩm.

b) Căn cứ nguyên tắc quản lý ngân sách đã hướng dẫn, cơ quan, đơn vị dự trù theo nhiệm vụ, kế hoạch quy định. Kế hoạch dự trù sử dụng kinh phí tiếp công dân hàng năm báo cáo thủ trưởng cùng cấp, báo cáo cơ quan tài chính cấp trên đến Cục Tài chính để tổng hợp, trình thủ trưởng Bộ Quốc phòng phê duyệt.

Trong điều kiện ngân sách còn hạn hẹp, trước mắt các cơ quan, đơn vị cần giải quyết kinh phí cần thiết đảm bảo cho hoạt động tiếp công dân của đơn vị mình theo sự chỉ đạo của chỉ huy và cơ quan tài chính cùng cấp.

6. Các nội dung khác cơ quan, đơn vị nghiên cứu thực hiện như trong thông tư số 769/QP ngày 18/3/1998 của BQP.

Quá trình thực hiện hướng dẫn này cơ quan, đơn vị có điều gì vướng mắc, hoặc đề nghị thì báo cáo bằng văn bản về Bộ Quốc phòng qua Thanh tra Bộ Quốc phòng để tổng hợp báo cáo Bộ xem xét.