Nghị định số 14/2011/NĐ-CP được ban hành bởi Chính phủ quy định chi tiết về điều kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa hoạt động của các tổ chức dịch vụ đại lý hải quan, nâng cao tính chuyên nghiệp, đồng thời hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà nước về hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với các thương nhân hoạt động dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, nhân viên của các đại lý này, các chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện giao dịch thông qua đại lý, cùng các cơ quan hải quan và tổ chức, cá nhân có liên quan trên phạm vi cả nước.

1. Khái niệm và điều kiện thành lập đại lý làm thủ tục hải quan

Đại lý làm thủ tục hải quan được định nghĩa là thương nhân thay mặt người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (chủ hàng) để thực hiện đầy đủ trách nhiệm của người khai hải quan và các công việc liên quan đến thủ tục hải quan theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ. Để được hoạt động hợp pháp, đại lý hải quan phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Phải đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
• Có ngành nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc dịch vụ khai thuê hải quan được ghi nhận cụ thể trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Sở hữu ít nhất một (01) nhân viên đại lý hải quan đã được cấp thẻ chuyên môn.
• Đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật để nối mạng máy tính với cơ quan Hải quan, đảm bảo thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố đã triển khai hệ thống này.

2. Tiêu chuẩn và quản lý nhân viên đại lý hải quan

Nhân viên đại lý hải quan là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ khai báo. Tiêu chuẩn để trở thành nhân viên đại lý hải quan bao gồm:

• Là công dân mang quốc tịch Việt Nam.
• Có trình độ học vấn từ trung cấp trở lên thuộc các khối ngành kinh tế hoặc luật.
• Đã được cấp chứng chỉ về nghiệp vụ hải quan theo quy định.
• Có thời gian làm việc thực tế tại đại lý hải quan nơi đề nghị cấp thẻ ít nhất là ba (03) tháng.

Nghị định cũng quy định rõ các đối tượng tuyệt đối không được làm nhân viên đại lý hải quan bao gồm: người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù; người từng bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm pháp luật hải quan và thuế trong vòng một (01) năm tính đến ngày nộp hồ sơ; và công chức, viên chức nhà nước đang tại chức.

Về thủ tục cấp thẻ, người lao động nộp hồ sơ (gồm đơn xin cấp thẻ, bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ nghiệp vụ và chứng minh nhân dân) cho đại lý hải quan nơi mình làm việc. Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, đại lý hải quan có trách nhiệm cấp thẻ cho nhân viên đủ điều kiện. Sau ba (03) ngày làm việc kể từ ngày cấp thẻ, đại lý phải gửi và đăng tải danh sách nhân viên được cấp thẻ lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

3. Thủ tục thông báo đủ điều kiện hoạt động

Trước khi chính thức đi vào hoạt động, đại lý hải quan phải lập hồ sơ thông báo gửi đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm văn bản thông báo, bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản sao chứng thực chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của các nhân viên và mẫu chữ ký của người có thẩm quyền ký tên trên tờ khai hải quan.

Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Hải quan tỉnh phải xác nhận và gửi thông báo đủ điều kiện hoạt động cho doanh nghiệp. Trường hợp cần xác minh thêm, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá mười (10) ngày làm việc. Thông tin xác nhận này cũng sẽ được đăng tải công khai trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

4. Quyền và trách nhiệm của đại lý hải quan và chủ hàng

Mối quan hệ giữa đại lý hải quan và chủ hàng được ràng buộc chặt chẽ thông qua hợp đồng dịch vụ bằng văn bản với các quy định cụ thể:

• Đối với đại lý hải quan: Có quyền yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ và thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục. Đại lý thực hiện các công việc như khai, ký tên, đóng dấu trên tờ khai; nộp và xuất trình hồ sơ hải quan; xuất trình hàng hóa để kiểm tra. Khi được ủy quyền, đại lý thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện quyền khiếu nại các quyết định hành chính của cơ quan hải quan. Đại lý phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu thực hiện sai lệch nội dung ủy quyền hoặc khai báo không đúng thông tin do chủ hàng cung cấp.
• Đối với chủ hàng: Có trách nhiệm ký kết hợp đồng rõ ràng về phạm vi ủy quyền; cung cấp đầy đủ, chính xác và hợp pháp các chứng từ, thông tin liên quan đến lô hàng. Chủ hàng phải chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất nếu cung cấp thông tin sai lệch, chứng từ giả mạo dẫn đến hành vi vi phạm pháp luật của đại lý.

5. Công tác kiểm tra, giám sát và chính sách hỗ trợ, ưu tiên

Cơ quan Hải quan thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát toàn diện hoạt động của các đại lý hải quan nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật. Khi thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan hải quan, nhân viên đại lý bắt buộc phải đeo thẻ nhân viên và xuất trình giấy tờ tùy thân khi có yêu cầu.

Nhằm khuyến khích sự phát triển của loại hình dịch vụ này, cơ quan Hải quan áp dụng các chính sách hỗ trợ miễn phí bao gồm: hỗ trợ kỹ thuật kết nối mạng; hướng dẫn nghiệp vụ thủ tục hải quan và thuế; cập nhật văn bản pháp luật mới; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật. Đặc biệt, các lô hàng do đại lý hải quan thực hiện sẽ được ưu tiên về thủ tục thông quan theo quy định của Luật Hải quan.

6. Chế tài xử lý vi phạm đối với đại lý và nhân viên

Nghị định quy định các chế tài nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm pháp luật:

• Đối với đại lý hải quan: Sẽ bị đề nghị dừng hoạt động nếu không duy trì đủ điều kiện hoạt động, thông đồng với chủ hàng để vi phạm pháp luật, tự ý thay đổi thông tin đăng ký mà không thông báo, tự chấm dứt hoạt động hoặc tái phạm nhiều lần. Đại lý sẽ bị tạm dừng hoạt động nếu không thực hiện đúng trách nhiệm, không chấp hành quyết định xử phạt, cho mượn danh nghĩa đại lý, hoặc bị xử phạt hành chính nhiều lần trong năm. Khi bị dừng hoặc tạm dừng hoạt động, đại lý có trách nhiệm thu hồi toàn bộ thẻ nhân viên đã cấp.
• Đối với nhân viên đại lý hải quan: Sẽ bị thu hồi thẻ nhân viên ngay lập tức nếu có hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, trốn thuế; cho mượn thẻ hoặc sử dụng thẻ sai mục đích; thực hiện khai báo cho doanh nghiệp không ký hợp đồng dịch vụ; hoặc có hành vi đưa hối lộ cho công chức hải quan.

Hiệu lực thi hành và trách nhiệm tổ chức thực hiện

Nghị định số 14/2011/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2011. Nghị định này thay thế hoàn toàn cho Nghị định số 79/2005/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2005 của Chính phủ quy định về điều kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan.

Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn chi tiết việc thi hành các điều khoản của Nghị định này. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định tại văn bản này.