Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ khoản 2 Điều 11 Nghị định số 184/2004/NĐ-CP ngày 02 tháng 11 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Dân quân tự vệ (sau đây gọi tắt là Nghị định số 184/2004/NĐ-CP);
Bộ Quốc phòng - Bộ Công an thống nhất ban hành Thông tư liên tịch hướng dẫn mẫu dấu, khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu của Xã đội như sau:

I- NGUYÊN TẮC

1. Xã đội, Phường đội, Thị đội thuộc huyện (sau đây gọi chung là Xã đội) do Tỉnh đội, Thành đội thuộc Quân khu (sau đây gọi chung là Tỉnh đội) quyết định thành lập được phép sử dụng một con dấu.

2. Con dấu khắc xong phải đăng ký tại cơ quan Công an nơi cấp giấy phép khắc dấu. Con dấu chỉ được sử dụng sau khi đã được cơ quan Công an cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu.

3. Con dấu của Xã đội trước khi sử dụng phải thông báo bằng văn bản với các cơ quan có liên quan.

II. MẪU CON DẤU CỦA XÃ ĐỘI

1. Con dấu của Xã đội có hình tròn, đường kính 32 mm, được tạo bởi 3 đường chỉ tròn đồng tâm, theo thứ tự từ ngoài vào trong như sau: Đường chỉ ngoài có độ đậm là 0,5 mm; đường chỉ thứ 2 có độ đậm là 0,3mm, cách đường chỉ thứ nhất 0,1mm; đường chỉ thứ 3 có độ đậm là 0,3mm; khoảng cách giữa đường chỉ thứ 2 với đường chỉ thứ 3 là 4mm

2. Vành ngoài phần trên khắc: tỉnh đội, thành đội trực thuộc Quân khu (sau đây gọi chung là tỉnh đội), đầu và cuối dòng chữ này khắc 2 ngôi sao năm cánh, cùng kích thước với cỡ chữ.

2.1. Vành ngoài phần dưới khắc: Huyện đội, quận đội, thành đội, thị đội thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện đội).

2.2. Giữa con dấu khắc tên: Xã đội.

3. Tất cả các chữ trong con dấu đều là chữ in hoa, có đủ dấu. Tên xã đội là chữ nét đậm; trường hợp nội dung dấu có nhiều chữ, được phép viết tắt một số chữ, nhưng phải bảo đảm rõ nghĩa và phải được sự đồng ý bằng văn bản của đơn vị đề nghị khắc dấu.

4. Một số mẫu dấu đại diện:

III. THỦ TỤC KHẮC DẤU, QUẢN LÝ CON DẤU

1. Thủ tục khắc dấu:

1.1. Trường hợp khắc dấu cho Xã đội mới thành lập:

- Quyết định thành lập Xã đội và tỉnh đội;

- Giấy giới thiệu của Tỉnh đội, kèm theo Giấy chứng minh nhân dân của người được cử đi khắc dấu.

1.2. Khắc đổi con dấu cho Xã đội do bị mòn, méo, hỏng, mất:

- Công văn đề nghị khắc đổi con dấu của Tỉnh đội;

- Giấy giới thiệu của tỉnh đội, kèm theo Giấy chứng minh nhân dân của người được cử đi khắc dấu.

1.3. Cơ quan công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đâu gọi chung là Công an tỉnh) chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ cấp Giấy phép khắc dấu, đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu và cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho Xã hội.

1.4. Sau khi khắc xong, Tỉnh đội có trách nhiệm nhận dấu và tổ chức giao dấu cho từng Xã đội; riêng các Xã đội ở hải đảo, miền núi, vùng sâu, vùng xa thì tỉnh đội ủy quyền cho Huyện đội giao con dấu.

2. Quản lý, sử dụng và thu hồi con dấu:

2.1. Con dấu của xã hội chỉ được dùng để đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Xã đội thuộc phạm vi công tác Quốc phòng, quân sự ở xã; việc đóng dấu phải theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

2.2. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

3. Kiểm tra và xử lý vi phạm

3.1. Thẩm quyền kiểm tra: Do cơ quan tỉnh đội và cơ quan công an tỉnh tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật.

3.2. Nội dung kiểm tra bao gồm Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu, hiện trạng con dấu đang sử dụng, công tác bảo quản và sử dụng con dấu.

3.3. Xử lý vi phạm: Việc kiểm tra con dấu Xã đội đều phải lập biên bản, trường hợp vi phạm phải xử lý theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo, các quy định trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

2. Trường hợp con dấu của Xã đội đã sử dụng trước khi ban hành Thông tư này không sai với mẫu, không bị mòn, méo thì vẫn tiếp tục được sử dụng nhưng phải bảo đảm thực hiện đúng điểm 2 và điểm 3 Mục 1 của Thông tư này.

3. Tỉnh đội, Công an tỉnh, Huyện đội, UBND xã và Xã đội chịu trách nhiệm thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo hướng dẫn của Thông tư này.

4. Bộ Tổng tham mưu, Bộ Tư lệnh các Quân khu thuộc Bộ Quốc phòng, Tổng cục Cảnh sát thuộc Bộ Công an có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư này.