Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai được ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Lào Cai ban hành kèm theo Quyết định số 33/2013/QĐ-UBND ngày 14/8/2013. Văn bản này tập trung điều chỉnh các quy định về mẫu con dấu mật, quy trình soạn thảo, in, sao, chụp tài liệu mật, thủ tục tiêu hủy tài liệu mật và quy chuẩn biển báo khu vực, địa điểm cấm.

- Quy định về mẫu con dấu để quản lý tài liệu mật (Sửa đổi Điều 5)

• Quy chuẩn mẫu con dấu: Thực hiện thống nhất theo quy định tại Khoản 4, Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
• Màu mực đóng dấu: Sử dụng duy nhất mực màu đỏ tươi cho tất cả các loại con dấu mật.
• Vị trí đóng dấu: Tuân thủ theo Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 33/2015/TT-BCA. Nghiêm cấm việc in sẵn dấu chỉ độ mật vào tài liệu bí mật nhà nước. Đối với trường hợp đặc biệt như tài liệu, sách được in, xuất bản với số lượng lớn thì phải in dấu chỉ độ mật bằng mực màu đỏ tươi ở bên ngoài tài liệu hoặc bìa sách.
• Phông chữ sử dụng: Phải sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 đối với cả mẫu dấu mật và mẫu biển cấm.

- Quy trình soạn thảo, in, sao, chụp tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (Sửa đổi Điều 6)

• Trách nhiệm khi soạn thảo: Người soạn thảo căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định để đề xuất độ mật của từng văn bản tại tờ trình duyệt ký văn bản. Người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), phạm vi lưu hành và số lượng bản phát hành. Văn thư chịu trách nhiệm đóng các loại con dấu trên theo quyết định của người duyệt ký.
• Xác định độ mật vật mang bí mật và hồ sơ: Vật mang bí mật nhà nước, hồ sơ bí mật nhà nước được xác định và đóng dấu độ mật ở bên ngoài vật mang bí mật và bên ngoài bì hồ sơ theo độ mật cao nhất của tài liệu được lưu giữ ở bên trong.
• Phân cấp thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu mật: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền cụ thể như sau:
  • Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh: Có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ở tất cả các độ mật bao gồm Tuyệt mật, Tối mật và Mật.
  • Giám đốc các sở (hoặc tương đương) và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố: Có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật.
  • Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) các sở (hoặc tương đương), Trưởng các đơn vị trực thuộc sở (hoặc tương đương) và Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, thành phố: Có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Mật.
  • Lãnh đạo cơ quan ban hành văn bản: Có nội dung bí mật nhà nước được quyền in, sao, chụp những văn bản do chính đơn vị mình phát hành.
• Yêu cầu nội bộ: Thẩm quyền in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải được quy định cụ thể trong nội quy, quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của từng cơ quan, đơn vị.

- Quy định về tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (Sửa đổi Khoản 1, 2, 3 Điều 13)

• Thẩm quyền quyết định tiêu hủy: Do Giám đốc sở (hoặc tương đương) và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố quyết định. Riêng việc tiêu hủy mật mã phải thực hiện theo quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ. Người có trách nhiệm in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có trách nhiệm tự tiêu hủy tại chỗ các bản dư thừa, bị hỏng sau khi hoàn thành công việc.
• Nguyên tắc tiêu hủy:
  • Phải bảo đảm bảo vệ lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  • Phải bảo đảm yêu cầu không để lộ, lọt tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ra ngoài.
  • Quá trình tiêu hủy phải bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp đốt, xén, nghiền nhỏ, làm thay đổi hình dạng, tính năng, tác dụng và không thể phục hồi lại được.
  • Căn cứ tiêu hủy dựa trên việc tài liệu, vật mang bí mật nhà nước không còn giá trị sử dụng hoặc không còn giá trị lưu giữ trên thực tế.
• Trình tự, thủ tục tiêu hủy:
  • Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Hàng năm, đơn vị trực tiếp quản lý, lưu giữ tài liệu có trách nhiệm thành lập Hội đồng tiêu hủy bao gồm đại diện lãnh đạo đơn vị trực tiếp lưu giữ, cán bộ được phân công quản lý tài liệu và đại diện các bộ phận khác có liên quan. Hội đồng có trách nhiệm xem xét, rà soát, thống kê các tài liệu để đề xuất người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy. Hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số và tự giải thể sau khi việc tiêu hủy hoàn thành.
  • Quyết định tiêu hủy: Việc tiêu hủy chỉ được thực hiện khi có quyết định đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.
  • Lập biên bản: Quá trình tiêu hủy phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu hủy và lãnh đạo đơn vị quản lý, lưu giữ tài liệu được tiêu hủy.
  • Hồ sơ tiêu hủy: Toàn bộ quá trình phải được lập hồ sơ đầy đủ bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy; danh mục các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị tiêu hủy; bản thuyết minh về việc đề nghị tiêu hủy; quyết định cho phép tiêu hủy của người có thẩm quyền và biên bản về việc tiêu hủy. Hồ sơ này phải được lưu giữ, bảo quản tại cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật lưu trữ.

- Quy chuẩn mẫu biển cấm tại các khu vực, địa điểm mật (Sửa đổi Khoản 1 Điều 14)

• Yêu cầu chung: Đối với các khu vực cấm, địa điểm cấm thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi đã được cấp có thẩm quyền xác định thì phải được cắm biển cấm, xây dựng nội quy quản lý và tổ chức công tác bảo vệ bảo đảm yêu cầu bảo mật.
• Mẫu biển "KHU VỰC CẤM":
  • Hình dáng và kích thước: Hình chữ nhật nằm ngang, kích thước 80cm x 60cm, được làm bằng vật liệu bền vững.
  • Màu sắc và kiểu chữ: Chữ viết màu đen trên nền biển màu trắng; in hoa, kiểu chữ đứng, đậm.
  • Nội dung chữ: Cụm từ "KHU VỰC CẤM" được viết bằng tiếng Việt ở dòng trên với chiều cao hàng chữ là 12cm; cụm từ tiếng Anh "RESTRICTED AREA" và "NO TRESPASSING" được viết ở hai dòng dưới với chiều cao hàng chữ là 10cm.
• Mẫu biển "ĐỊA ĐIỂM CẤM":
  • Hình dáng và kích thước: Hình chữ nhật nằm ngang, kích thước 60cm x 40cm, được làm bằng vật liệu bền vững.
  • Màu sắc và kiểu chữ: Chữ viết màu đen trên nền biển màu trắng; in hoa, kiểu chữ đứng, đậm.
  • Nội dung chữ: Cụm từ "ĐỊA ĐIỂM CẤM" được viết bằng tiếng Việt ở dòng trên với chiều cao hàng chữ là 08cm; cụm từ tiếng Anh "RESTRICTED PLACE" và "NO TRESPASSING" được viết ở hai dòng dưới với chiều cao hàng chữ là 06cm.

- Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện (Điều 2 và Điều 3)

• Hiệu lực thi hành: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Công an tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành.