Quyết định số 06/2012/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum ban hành quy định về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kon Tum. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh.

1. Địa vị pháp lý và chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kon Tum được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai đơn vị là Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Địa vị pháp lý và chức năng của Chi cục được quy định cụ thể như sau:

• Vị trí tổ chức: Là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kon Tum.
• Chức năng: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; đồng thời trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
• Cơ chế chỉ đạo và quản lý: Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
• Tư cách pháp lý: Chi cục có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để hoạt động theo quy định.
• Trụ sở: Đặt tại Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kon Tum được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành của Trung ương:

• Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
• Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và các quy định hiện hành để xây dựng Quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế

Quyết định quy định chi tiết về bộ máy lãnh đạo, các phòng chuyên môn và biên chế của Chi cục nhằm đảm bảo tính vận hành thông suốt:

• Ban Lãnh đạo Chi cục: Gồm có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh này được thực hiện theo quy định về phân cấp quản lý công tác cán bộ hiện hành của tỉnh.
• Cơ cấu tổ chức các phòng giúp việc: Trước mắt thành lập 04 phòng chuyên môn bao gồm:
  • Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ.
  • Phòng Thu thập - Chỉnh lý.
  • Phòng Khai thác - Kho Lưu trữ chuyên dụng.
  • Phòng Hành chính - Tổng hợp.
• Biên chế nhân sự: Biên chế của Chi cục thuộc biên chế hành chính, sự nghiệp nằm trong tổng biên chế của Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm.

4. Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

Quy định về thời gian phát sinh hiệu lực và các cơ quan, cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thi hành quyết định:

• Hiệu lực pháp lý: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ngành, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.