Quyết định 450/QĐ-UBND năm 2011 quy định về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lai Châu. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn bộ máy tổ chức, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Lai Châu.

- Thành lập và tư cách pháp nhân của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lai Châu được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai đơn vị trước đây là Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ. Quy định về tư cách pháp lý của Chi cục bao gồm:

• Là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lai Châu, có tư cách pháp nhân đầy đủ.
• Có con dấu riêng và được mở tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật.
• Có trụ sở làm việc riêng và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định.

- Vị trí và chức năng của Chi cục

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lai Châu có vị trí và chức năng cụ thể như sau:

• Chức năng tham mưu: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.
• Chức năng trực tiếp quản lý: Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Lai Châu theo quy định pháp luật.
• Quan hệ chỉ đạo: Chịu sự chỉ đạo, quản lý toàn diện và trực tiếp từ Sở Nội vụ; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.

- Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Chi cục thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn toàn diện trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ bao gồm:

• Trình các cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
• Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn.
• Thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các danh mục quan trọng bao gồm: Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử tỉnh; Danh mục tài liệu hết giá trị bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
• Nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ.
• Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
• Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
• Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê, sơ kết, tổng kết và công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
• Giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh thông qua các hoạt động: Hướng dẫn thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn; thực hiện phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu; thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
• Quản lý tài chính, tài sản được giao và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ phân công.

- Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục

Cơ cấu tổ chức bộ máy và chỉ tiêu biên chế của Chi cục được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính vận hành hiệu quả:

• Lãnh đạo Chi cục: Gồm có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.
• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Gồm 03 đơn vị trực thuộc là Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Kho lưu trữ chuyên dụng. Mỗi phòng hoặc kho có Trưởng phòng (Trưởng kho) và từ 01 đến 02 Phó Trưởng phòng (Phó Trưởng kho).
• Biên chế công chức, viên chức: Biên chế của Chi cục nằm trong tổng biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm. Cụ thể: Năm 2011 gồm 10 biên chế hiện có bàn giao từ các đơn vị hợp nhất; Năm 2012 gồm 12 biên chế và được xem xét bổ sung khi phát sinh thêm nhiệm vụ.

- Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

• Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
• Các chức danh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định bao gồm: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã; Thủ trưởng các sở, ban, ngành và các đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Lai Châu.