CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

VỀ VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1044/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này bao gồm:

a) Đọc tài liệu lưu trữ lại phòng đọc tài liệu của Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

b) Mang bản sao tài liệu lưu trữ ra nước ngoài (trừ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm);

c) Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa;

d) Sao tài liệu lưu trữ;

đ) Chứng thực tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cá nhân, tổ chức (bao gồm cả cá nhân, tổ chức nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 3. Mục tiêu và nguyên tắc áp dụng Quy chế

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm bảo đảm phát huy tốt giá trị của các tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của cá nhân, tổ chức.

Mọi cá nhân, tổ chức có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải tuân thủ Quy chế này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Các nội dung khác có liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh thì thực hiện theo quy định mới. Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Chương II

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Điều 4. Trình tự, thủ tục xin phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị và giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

2. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Giấy chứng minh nhân dân và xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).

3. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu; trường hợp tài liệu xin khai thác, sử dụng là tài liệu ký gửi thì phải có thêm văn bản đồng ý của cá nhân có tài liệu.

4. Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

5. Cá nhân, tổ chức có nhu cầu sao tài liệu lưu trữ thì phải có công văn đề nghị (nếu vì mục đích công vụ), đơn xin sao tài liệu lưu trữ (nếu vì mục đích cá nhân) hoặc ghi rõ trong công văn đề nghị, đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu nêu tại khoản 1, 2 điều này.

Điều 5. Thẩm quyền cho phép cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm;

b) Cho phép cá nhân, tổ chức nước ngoài khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Cho phép mang bản sao tài liệu lưu trữ ra nước ngoài (trừ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm).

2. Ủy quyền cho Giám đốc Sở Nội vụ cho phép cá nhân, tổ chức trong nước khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi.

Thời hạn ủy quyền kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành đến khi Quy chế này hết hiệu lực hoặc được thay thế bởi quy định mới.

3. Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ xin phép khai thác sử dụng bao gồm cả tài liệu thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và tài liệu thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc Sở Nội vụ thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh là cấp quyết định cho phép.

4. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì có thẩm quyền cho phép sao tài liệu lưu trữ trong phạm vi đó.

5. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh chứng thực tài liệu lưu trữ cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Thời hạn giải quyết thủ tục

1. Không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày trung tâm Lưu trữ tỉnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày Trung tâm Lưu trữ tỉnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Nội vụ.

3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện sao tài liệu lưu trữ sau khi được người có thẩm quyền cho phép, chứng thực tài liệu lưu trữ cho cá nhân, tổ chức trong vòng không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ để tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền bảo đảm thời hạn quy định.

Điều 7. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1. Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ lịch sử tại lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ việc khai thác, sử dụng.

3. Tổ chức công bố, niêm yết công khai trình tự, thủ tục, phí khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và trên các phương tiện thông tin đại chúng; hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu.

4. Tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân, tổ chức; thẩm định và trình Giám đốc Sở Nội vụ để xem xét, giải quyết hoặc trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết theo thẩm quyền.

5. Hướng dẫn, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng nội dung cho phép của cấp thẩm quyền, sao tài liệu lưu trữ theo sự cho phép của cấp thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.

6. Tổ chức, quản lý phòng đọc tài liệu để phục vụ nhu cầu đọc tài liệu của cá nhân, tổ chức; ban hành nội quy phòng đọc, quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, nhân viên, người đọc và quản lý việc thực hiện.

Điều 8. Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải nộp phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp cá nhân muốn chuyển tài liệu riêng thuộc diện được Nhà nước đăng ký, bảo hộ ra nước ngoài (trừ tài liệu cá nhân có liên quan đến bí mật nhà nước), thì trước khi chuyển đi, cá nhân phải cung cấp tài liệu đó để Lưu trữ lịch sử tỉnh lập bản sao theo quy định.

3. Thực hiện đúng các quy chế, quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu, bảo vệ, bảo quản và hoàn trả tài liệu lưu trữ được phép khai thác, sử dụng; tuân thủ nội quy, quy chế phòng đọc khi đọc tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc bản Quy chế này

Trong quá trình thực hiện nếu gặp vướng mắc, các cá nhân, tổ chức, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh kịp thời báo cáo, kiến nghị Giám đốc Sở Nội vụ để xem xét, giải quyết hoặc trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết theo thẩm quyền.

Điều 10. Các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt bản Quy chế này được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành. Tổ chức, cá nhân làm trái bản Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật./.