CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1289/TTr-SNV ngày 19 tháng 7 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, bao gồm:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

b) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa;

c) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

d) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

đ) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

e) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;

f) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Đối tượng áp dụng của Quy chế này gồm:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 2. Mục tiêu, nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm bảo đảm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Các nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ không được quy định tại Quy chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Chương II

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục Tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh;

b) Tài liệu do Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ lưu giữ ngoài Danh mục Thành phần tài liệu nộp lưu;

c) Tờ trình không phổ biến ra bên ngoài của các Sở, ban, ngành;

d) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật chưa đến thời hạn giải mật.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục Tài liệu quý, hiếm của tỉnh;

b) Tài liệu thuộc Danh mục Tài liệu hạn chế sử dụng;

c) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật.

3. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng một số loại văn bản, tài liệu dưới đây:

a) Các quyết định cá biệt, các chỉ thị và các văn bản hành chính thông thường của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành công khai, có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, xin sao lục, hoặc xin chứng thực;

b) Các hướng dẫn của Trung ương và địa phương không phải là văn bản mật hoặc văn bản chỉ đạo nội bộ có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, xin sao lục, hoặc xin chứng thực;

c) Các báo cáo định kỳ, báo cáo trả lời kiến nghị của cử tri đã được phát hành hoặc báo cáo công khai tại các diễn đàn;

d) Các văn bản cá nhân, tổ chức được quyền lưu giữ nhưng đã bị mờ, rách;

đ) Các tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ khi được sự đồng ý của cơ quan, đơn vị có tài liệu;

e) Tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu.

Điều 4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Hồ sơ, thủ tục

a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu (Phụ lục I kèm theo) hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

b) Khi đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ độc giả phải viết Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Phòng đọc (Phụ lục II kèm theo) và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

2. Thời gian giải quyết

a) Giải quyết ngay trong ngày hoặc hẹn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

b) Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ;

c) Không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Lệ phí

Độc giả đóng phí khai thác, sử dụng tài liệu và phí photo, cấp bản sao hoặc bản chứng thực tài liệu (nếu có nhu cầu) theo quy định của Bộ Tài chính tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 5. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa

1. Người muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa phải gửi Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu từ xa (Phụ lục III dùng cho cá nhân, Phụ lục IV dùng cho cơ quan, tổ chức kèm theo) theo đường bưu điện hoặc fax đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa;

2. Trong thời hạn 02 ngày sau khi nhận được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thông báo kết quả tra tìm, thời hạn trả kết quả, mức lệ phí phải trả (gồm phí khai thác, sử dụng tài liệu, phí photo, cấp bản sao hoặc bản chứng thực tài liệu - nếu có nhu cầu theo quy định của Bộ Tài chính và cước phí bưu điện, điện thoại theo thực tế) cho độc giả qua điện thoại hoặc email hoặc bằng văn bản (theo nhu cầu ghi trên Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu từ xa);

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, độc giả đóng phí khai thác, sử dụng tài liệu vào tài khoản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

4. Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trong thời hạn 02 ngày sau khi thu được lệ phí, Chi cục Văn thư - Lưu trữ gửi kết quả cho độc giả;

5. Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ, trong thời hạn 03 ngày sau khi thu được lệ phí, Chi cục Văn thư - Lưu trữ gửi kết quả cho độc giả;

6. Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ độc giả trực tiếp đến trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ để nhận kết quả. Người đến nhận kết quả phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp do cơ quan, tổ chức cử đến thì phải có Giấy giới thiệu (Phụ lục I kèm theo) hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả thay phải có Giấy ủy quyền (Phụ lục V kèm theo) có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.

Điều 6. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

a) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua Sở Thông tin - Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.

b) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Chi cục gửi hồ sơ đến Sở Thông tin - Truyền thông để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

a) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình danh mục tài liệu lưu trữ cần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

b) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Văn thư - Lưu trữ, Chi cục chủ động thực hiện và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 7. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân; định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đến hạn giải mật nhưng chưa được sử dụng rộng rãi.

Điều 8. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì có thẩm quyền cho phép sao tài liệu, chứng thực tài liệu trong phạm vi đó; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện.

2. Đối với trường hợp mang bản sao tài liệu lưu trữ quý, hiếm ra nước ngoài phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử sau khi được sự chấp thuận của cấp có thẩm quyền; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho Phó Chi Cục trưởng thực hiện.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục Tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Danh mục Tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

2. Tổ chức công bố, niêm yết công khai hồ sơ, thủ tục, trình tự, thời gian, lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và trên các phương tiện thông tin đại chúng; hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

3. Tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết theo thẩm quyền hoặc thẩm định, trình Giám đốc Sở Nội vụ hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết.

4. Hướng dẫn, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo đúng nội dung cho phép của cấp có thẩm quyền, sao tài liệu lưu trữ theo sự cho phép của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.

5. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu cá nhân đã được đăng ký tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước khi đưa ra nước ngoài.

6. Tổ chức, quản lý phòng đọc tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc, trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, nhân viên, người đọc và quản lý việc thực hiện.

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị liên quan

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ để tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền bảo đảm thời hạn quy định.

Điều 11. Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

2. Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Khi mang tài liệu lưu trữ lịch sử ra khỏi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

5. Trước khi chuyển tài liệu riêng thuộc diện được Nhà nước bảo hộ ra nước ngoài, phải giao tài liệu đó cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh lập bản sao bảo hiểm theo quy định; đối với tài liệu đã được đăng ký tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước khi đưa ra nước ngoài phải thông báo cho Chi cục biết.

6. Thực hiện đúng các quy chế, quy định của pháp luật về khai thác, sử dụng tài liệu, bảo vệ, bảo quản và hoàn trả tài liệu lưu trữ được phép khai thác, sử dụng; tuân thủ nội quy, quy chế phòng đọc khi sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 12. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện đúng Quy chế này, đồng thời còn phải chấp hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc do Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành theo quy định tại Điều 9 của Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu vướng mắc, cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo, kiến nghị Giám đốc Sở Nội vụ để xem xét, giải quyết hoặc trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết theo thẩm quyền.

4. Các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành. Cơ quan, tổ chức, cá nhân làm trái Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật./.

PHỤ LỤC I

MẪU GIẤY GIỚI THIỆU NGƯỜI ĐẾN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
(Kèm theo Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

GIẤY GIỚI THIỆU

trân trọng giới thiệu:

Ông (Bà):

Chức vụ:

Được cử đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

Về việc:

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để Ông (Bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày…….tháng…….năm……../.

PHỤ LỤC II

MẪU PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI PHÒNG ĐỌC
(Kèm theo Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------

PHIẾU YÊU CẦU

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Phòng đọc

Họ và tên độc giả:

Ngày, tháng, năm sinh:

Số chứng minh thư/Số hộ chiếu, visa:

Nơi cấp:........................................................... Ngày cấp:

Cơ quan công tác/học tập:

Địa chỉ liên hệ:

Số điện thoại:

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:

Tài liệu cần khai thác (tên tài liệu, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung):

Thời gian khai thác:

Hình thức khai thác (đề nghị chứng thực, cấp bản sao, photo tài liệu, đọc tài liệu tại chỗ):.......... Số lượng:

Tôi xin cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC III

MẪU PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỪ XA (DÙNG CHO CÁ NHÂN)
(Kèm theo Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------

PHIẾU YÊU CẦU

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa

Họ và tên độc giả:

Ngày, tháng, năm sinh:

Số chứng minh thư/Số hộ chiếu, visa:

Nơi cấp:........................................................... Ngày cấp:

Số tài khoản:

Cơ quan công tác/học tập:

Địa chỉ liên hệ:

Số điện thoại:........................................................ Fax:

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:

Tài liệu cần khai thác (tên tài liệu, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung):

Thời gian khai thác:

Hình thức khai thác (đề nghị chứng thực, cấp bản sao, photo tài liệu, đọc tài liệu tại chỗ):.......... Số lượng:

Phương thức nhận kết quả (qua bưu điện, nhận trực tiếp, qua thư điện tử):

Địa chỉ nhận kết quả:

Tôi xin cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC IV

MẪU PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỪ XA (DÙNG CHO CƠ QUAN, TỔ CHỨC)
(Kèm theo Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------

PHIẾU YÊU CẦU

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa

Tên cơ quan, đơn vị:

Địa chỉ:

Số điện thoại:...................................................... Fax:

Số tài khoản:

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:

Tài liệu cần khai thác (tên tài liệu, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung):

Thời gian khai thác:

Hình thức khai thác (đề nghị chứng thực, cấp bản sao, photo tài liệu, đọc tài liệu tại chỗ):.......... Số lượng:

Phương thức nhận kết quả (qua bưu điện, nhận trực tiếp, qua thư điện tử):

Địa chỉ nhận kết quả:

Cơ quan, đơn vị:.................................................................................. xin cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC V

MẪU GIẤY ỦY QUYỀN
(Kèm theo Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------

GIẤY ỦY QUYỀN

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

………………., ngày ...... tháng ...... năm 20........; chúng tôi gồm có:

1. Bên ủy quyền:

Họ và tên:

Số CMND/Hộ chiếu:................................. Ngày cấp: .............................  Nơi cấp:

Quốc tịch:

Địa chỉ liên hệ:

2. Bên được ủy quyền:

Họ và tên:

Số CMND/Hộ chiếu:................................. Ngày cấp: .............................  Nơi cấp:

Quốc tịch:

Địa chỉ liên hệ:

3. Nội dung ủy quyền:

Bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại địa chỉ số 131 Trần Quý Cáp, Nha Trang, Khánh Hòa để lấy tài liệu lưu trữ lịch sử về nội dung: ………………………………………………… mà bên ủy quyền đã xin khai thác, sử dụng vào ngày ……. tháng……năm…...

4. Cam kết:

- Hai bên cam kết sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin ủy quyền ở trên;

- Mọi tranh chấp phát sinh giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền sẽ do hai bên tự giải quyết;

- Bên được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác.

Thời gian ủy quyền: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký.

Giấy ủy quyền trên được lập thành .......... bản, mỗi bên giữ ......... bản./.

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN HOẶC CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG