- Thông tin chung và hiệu lực thi hành

Quyết định số 20/2024/QĐ-UBND quy định chi tiết về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi. Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25 tháng 6 năm 2024, thay thế hoàn toàn Quyết định số 04/2020/QĐ-UBND ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi.

- Tiêu chí và thang điểm xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

Tổng số điểm tối đa cho một hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng là 100 điểm, được phân bổ chi tiết qua 04 nhóm tiêu chí cụ thể như sau:

• Tiêu chí về nhân sự của Văn phòng công chứng (Tối đa 54 điểm):
  • Công chứng viên (Tối đa 34 điểm): Đánh giá dựa trên số lượng công chứng viên sáng lập (văn phòng do 02 công chứng viên thành lập được 10 điểm, do 03 công chứng viên thành lập được 13 điểm). Trường hợp công chứng viên từng bị xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hoạt động công chứng mà chưa hết thời hạn coi là chưa bị xử lý thì chỉ được tính 50% số điểm. Thời gian hành nghề của công chứng viên được tính điểm riêng cho từng người (dưới 02 năm được 1 điểm; từ đủ 02 đến dưới 05 năm được 2 điểm; từ đủ 05 năm trở lên được 3 điểm). Công chứng viên từng giữ chức vụ Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng cũng được cộng điểm dựa trên thâm niên giữ chức vụ (dưới 05 năm được 2 điểm; từ đủ 05 đến dưới 10 năm được 3 điểm; từ đủ 10 năm trở lên được 4 điểm).
  • Nhân viên giúp việc về chuyên môn, nghiệp vụ (Tối đa 12 điểm): Điểm số được xét duyệt cho tối đa 03 nhân viên nghiệp vụ dựa trên trình độ chuyên môn (Cử nhân luật trở lên được 2 điểm; Trung cấp hoặc Cao đẳng luật được 1 điểm), chứng chỉ đào tạo/bồi dưỡng nghề công chứng hoặc thâm niên công tác pháp luật từ đủ 05 năm trở lên (được 1 điểm), và thời gian công tác tại tổ chức hành nghề công chứng từ đủ 01 năm trở lên (được 1 điểm).
  • Nhân viên kế toán (Tối đa 2 điểm): Yêu cầu có bằng trung cấp trở lên chuyên ngành tài chính - kế toán hoặc ngành liên quan (1 điểm) và có kinh nghiệm làm kế toán từ đủ 01 năm trở lên (1 điểm).
  • Nhân viên công nghệ thông tin (Tối đa 2 điểm): Yêu cầu có bằng trung cấp trở lên chuyên ngành công nghệ thông tin (1 điểm) và có thời gian làm việc trong lĩnh vực này từ đủ 01 năm trở lên (1 điểm).
  • Nhân viên văn thư - lưu trữ (Tối đa 2 điểm): Yêu cầu có bằng trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư - lưu trữ (1 điểm) và có thời gian làm công tác văn thư - lưu trữ từ đủ 01 năm trở lên (1 điểm).
  • Cộng tác viên phiên dịch (Tối đa 1 điểm): Yêu cầu có thời gian làm công tác phiên dịch, dịch thuật từ đủ 01 năm trở lên.
  • Nhân viên bảo vệ (Tối đa 1 điểm): Văn phòng công chứng phải có hợp đồng lao động rõ ràng với nhân viên bảo vệ.
  • Lưu ý về kiêm nhiệm: Trường hợp nhân viên nghiệp vụ kiêm nhiệm các vị trí kế toán, công nghệ thông tin hoặc văn thư - lưu trữ thì chỉ được tính điểm đối với vị trí nhân viên nghiệp vụ.
• Tiêu chí về vị trí, trụ sở của Văn phòng công chứng (Tối đa 30 điểm):
  • Vị trí dự kiến đặt trụ sở (Tối đa 4 điểm): Ưu tiên địa bàn cấp huyện chưa có Văn phòng công chứng (được tối đa 4 điểm cho hồ sơ đầu tiên). Đối với địa bàn đã có Văn phòng công chứng, khoảng cách đến văn phòng gần nhất phải đảm bảo thuận tiện và cách tối thiểu từ 03 km đến dưới 05 km (được 1 điểm) hoặc từ đủ 05 km trở lên (được 2 điểm).
  • Trụ sở của Văn phòng công chứng (Tối đa 26 điểm): Đánh giá dựa trên tổng diện tích sàn (từ 100 m2 đến dưới 150 m2 được 5 điểm; từ 150 m2 đến dưới 250 m2 được 6 điểm; từ 250 m2 trở lên được 8 điểm). Tính pháp lý của trụ sở được chấm điểm cao hơn nếu thuộc sở hữu của các công chứng viên sáng lập (5 điểm) so với việc thuê, mượn từ 05 năm trở lên (3 điểm). Việc bố trí các khu vực làm việc, tiếp khách và lưu trữ hồ sơ cũng được chấm điểm chi tiết (tối đa 9 điểm). Diện tích và tính hợp pháp, an toàn của bãi đỗ xe cho khách hàng được chấm tối đa 4 điểm.
• Tiêu chí về cơ sở vật chất phục vụ hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin (Tối đa 10 điểm):
  • Trang bị đầy đủ máy tính, máy in, bàn ghế, máy photocopy và các trang thiết bị văn phòng thiết yếu (tối đa 5 điểm).
  • Thực hiện kết nối và sử dụng hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng (tối đa 2 điểm).
  • Lắp đặt hệ thống camera giám sát an ninh (tối đa 1 điểm).
  • Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện phòng chống cháy nổ theo quy định (tối đa 2 điểm).
• Tiêu chí về tính khả thi và tính ổn định, bền vững của Đề án (Tối đa 6 điểm):
  • Tính khả thi của Đề án (Tối đa 2 điểm): Đánh giá lộ trình triển khai, biện pháp đưa văn phòng đi vào hoạt động (1 điểm) và việc xây dựng nội quy, quy chế tổ chức hoạt động nội bộ chặt chẽ, đúng pháp luật (1 điểm).
  • Tính ổn định, bền vững (Tối đa 4 điểm): Được đánh giá tổng thể dựa trên nhân sự (2 điểm), vị trí trụ sở (1,5 điểm) và cơ sở vật chất (0,5 điểm).

- Quy định về điểm số tối thiểu để được xét duyệt hồ sơ

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chỉ được xem xét thông qua khi đạt mức điểm sàn quy định cụ thể cho từng địa bàn như sau:

• Địa bàn thành phố Quảng Ngãi: Phải đạt từ 75 điểm trở lên.
• Địa bàn các huyện Bình Sơn, Tư Nghĩa và thị xã Đức Phổ: Phải đạt từ 70 điểm trở lên.
• Địa bàn các huyện Mộ Đức, Nghĩa Hành: Phải đạt từ 65 điểm trở lên.
• Địa bàn các huyện còn lại: Phải đạt từ 55 điểm trở lên.
• Điều kiện bắt buộc: Không có bất kỳ tiêu chí nào quy định tại Điều 5 đạt dưới 50% số điểm tối đa của tiêu chí đó.

- Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan

• Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi:
  • Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập; thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ và ban hành Quy chế hoạt động của Tổ xét duyệt.
  • Trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
  • Kiểm tra thực tế việc thực hiện các nội dung trong đề án trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động.
  • Thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện; tham mưu thu hồi quyết định thành lập nếu văn phòng không thực hiện đúng đề án cam kết; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định.
• Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập:
  • Cung cấp đầy đủ các giấy tờ chứng minh kèm theo hồ sơ; chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính xác thực và giá trị pháp lý của các tài liệu đã nộp.
  • Triển khai thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung đã cam kết trong đề án sau khi được cấp phép thành lập.
• Các cơ quan, tổ chức có liên quan:
  • Phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp trong quá trình thẩm định, xét duyệt hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Quy định chuyển tiếp khi thay đổi trụ sở hoạt động

Quyết định quy định rõ hai trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở của Văn phòng công chứng đã thành lập:

• Thay đổi trụ sở trong cùng địa bàn cấp huyện: Phải bảo đảm tiêu chí về trụ sở làm việc và đạt tối thiểu từ 50% số điểm trở lên của tiêu chí về vị trí, trụ sở quy định tại Điều 5.
• Thay đổi trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác: Phải thực hiện quy trình đánh giá và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cũng như số điểm tối thiểu như một hồ sơ đề nghị thành lập mới tại địa bàn đó.

- Tổ chức thực hiện và giải quyết vướng mắc

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan có trách nhiệm phản ánh bằng văn bản về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.