Giới thiệu chung và Hiệu lực thi hành
Quyết định số 39/2023/QĐ-UBND được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành ngày 03 tháng 10 năm 2023, quy định chi tiết về các tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập cũng như thay đổi trụ sở của các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh. Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 17 tháng 10 năm 2023, thay thế hoàn toàn cho Quyết định số 32/2021/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2021 trước đây.
Quy trình thông báo, tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ
Quy trình tiếp nhận và thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện chặt chẽ thông qua các bước sau:
- Thông báo công khai: Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm đăng tải thông báo tiếp nhận hồ sơ trên ít nhất một phương tiện thông tin đại chúng của địa phương trong 03 số liên tiếp, đồng thời đăng tải liên tục trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp.
- Thời hạn tiếp nhận: Thời hạn tiếp nhận hồ sơ kéo dài 30 ngày kể từ ngày đăng thông báo đầu tiên trên phương tiện thông tin đại chúng.
- Thành lập Tổ xét duyệt: Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ gồm từ 5 đến 9 thành viên. Tổ trưởng là đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp; các thành viên khác gồm đại diện Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Hội Công chứng viên tỉnh và các phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp. Tổ xét duyệt có nhiệm vụ kiểm tra, chấm điểm và tham mưu cho Giám đốc Sở Tư pháp trình UBND tỉnh xem xét quyết định.
Điều kiện điểm số tối thiểu để được cho phép thành lập
Để được Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập, hồ sơ đề án của Văn phòng công chứng phải đạt được mức điểm tối thiểu theo phân vùng địa lý như sau:
- Khu vực đô thị và các huyện trọng điểm: Đối với địa bàn thành phố Biên Hòa, thành phố Long Khánh và các huyện Long Thành, Nhơn Trạch, Trảng Bom, hồ sơ phải đạt tối thiểu từ 85 điểm trở lên.
- Khu vực các huyện còn lại: Hồ sơ phải đạt tối thiểu từ 75 điểm trở lên.
- Điều kiện ràng buộc kèm theo: Tất cả các nhóm tiêu chí (về nhân sự, trụ sở, tính khả thi của đề án) đều phải đạt tối thiểu 50% số điểm tối đa của nhóm tiêu chí đó. Trường hợp không đạt điểm tối thiểu, Sở Tư pháp sẽ ra văn bản từ chối hồ sơ.
Quy định nghiêm ngặt về việc thay đổi trụ sở hoạt động
Văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Đồng Nai khi có nhu cầu thay đổi trụ sở phải đáp ứng các điều kiện khắt khe nhằm bảo đảm tính ổn định và đáp ứng nhu cầu thực tế tại địa phương mới:
- Yêu cầu về nhân sự và hồ sơ: Tại thời điểm nộp hồ sơ, văn phòng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn bản đề nghị phải nêu rõ lý do, đánh giá sự cần thiết của việc đặt văn phòng tại địa bàn mới kèm số liệu chứng minh cụ thể.
- Thay đổi trụ sở liên huyện: Trường hợp chuyển trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác, văn phòng phải đạt 100% số điểm của nhóm tiêu chí về trụ sở.
- Thay đổi trụ sở liên xã trong cùng huyện: Trường hợp chuyển từ xã, phường, thị trấn này sang xã, phường, thị trấn khác trong cùng một huyện phải đạt tối thiểu 80% số điểm của nhóm tiêu chí về trụ sở.
- Thay đổi trụ sở nội bộ xã/phường: Trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng một địa bàn xã, phường, thị trấn thì được miễn áp dụng tiêu chí về vị trí và khoảng cách đặt trụ sở.
Chi tiết Thang điểm xét duyệt hồ sơ (Tổng điểm tối đa: 100 điểm)
Thang điểm xét duyệt được chia làm 3 nhóm tiêu chí cốt lõi với các định mức điểm cụ thể:
Nhóm tiêu chí I: Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng (Tối đa 44 điểm)
- Số lượng công chứng viên (Tối đa 18 điểm):
- Mỗi công chứng viên hợp danh cam kết hành nghề từ đủ 12 tháng trở lên kể từ ngày cấp phép hoạt động được tính 6 điểm/người (tối đa 12 điểm).
- Mỗi công chứng viên hợp đồng cam kết hành nghề từ đủ 06 tháng trở lên được tính 3 điểm/người (tối đa 6 điểm).
- Kinh nghiệm của công chứng viên (Tối đa 19 điểm):
- Công chứng viên hợp danh có thời gian hành nghề thực tế sau bổ nhiệm: dưới 2 năm được 3 điểm; từ 2 đến dưới 5 năm được 6 điểm; từ 5 năm trở lên được 9 điểm.
- Công chứng viên dự kiến làm Trưởng văn phòng có kinh nghiệm quản lý (Trưởng phòng/Trưởng văn phòng công chứng): dưới 5 năm được 1 điểm; từ 5 đến dưới 7 năm được 5 điểm; từ 7 năm trở lên được 10 điểm.
- Trình độ quản trị của Trưởng văn phòng (Tối đa 2 điểm): Có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị.
- Nhân sự kế toán (Tối đa 3 điểm): Có bằng Cao đẳng chuyên ngành kế toán trở lên được 1 điểm; có kinh nghiệm làm kế toán từ đủ 5 năm trở lên được cộng thêm 2 điểm.
- Nhân sự công nghệ thông tin (Tối đa 2 điểm): Có bằng Cao đẳng chuyên ngành CNTT trở lên được 1 điểm; có kinh nghiệm từ đủ 1 năm trở lên được cộng thêm 1 điểm.
Nhóm tiêu chí II: Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (Tối đa 36 điểm)
- Vị trí đặt trụ sở (Tối đa 10 điểm): Ưu tiên khu vực chưa có nhiều tổ chức hành nghề công chứng. Đặt tại huyện đã có từ 1 đến 3 tổ chức được 10 điểm; có từ 4 đến 6 tổ chức được 7 điểm; có từ 7 tổ chức trở lên chỉ được 3 điểm.
- Khoảng cách địa lý (Tối đa 10 điểm): Khoảng cách so với các tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động: từ 5km đến dưới 7km được 3 điểm; từ 7km đến dưới 10km được 7 điểm; từ 10km trở lên được 10 điểm.
- Diện tích trụ sở (Tối đa 10 điểm): Tổng diện tích từ đủ 150m2 đến dưới 200m2 được 5 điểm; từ đủ 200m2 trở lên được 10 điểm.
- Bố trí không gian làm việc (Tối đa 2 điểm): Có bản vẽ kỹ thuật và sơ đồ phân khu đạt chuẩn diện tích tối thiểu: phòng Trưởng văn phòng >= 12m2; phòng công chứng viên và nhân viên >= 10m2/người; khu vực tiếp dân >= 30m2; kho lưu trữ hồ sơ >= 30m2; có nhà vệ sinh riêng cho khách.
- Địa điểm giữ xe (Tối đa 2 điểm): Diện tích giữ xe từ 30m2 đến dưới 50m2 được 1 điểm; từ 50m2 trở lên được 2 điểm. Trường hợp thuê, mượn hoặc dùng bãi xe công cộng trong phạm vi 100m thì tính 50% số điểm tương ứng.
- Tính pháp lý và ổn định của trụ sở (Tối đa 2 điểm): Trụ sở có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/sở hữu nhà và hợp đồng thuê từ 3 đến dưới 5 năm kèm cam kết duy trì được 1 điểm; nếu thuộc sở hữu của công chứng viên hợp danh hoặc có hợp đồng thuê từ 5 năm trở lên kèm cam kết hoạt động ổn định từ 60 tháng trở lên được 2 điểm.
Nhóm tiêu chí III: Sự cần thiết và tính khả thi của Đề án (Tối đa 20 điểm)
- Sự cần thiết thành lập (Tối đa 12 điểm): Đề án phải chứng minh được nhu cầu công chứng thực tế gắn liền với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội tại địa bàn cấp huyện dự kiến đặt trụ sở, có số liệu minh chứng cụ thể và thuyết phục.
- Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ (Tối đa 8 điểm): Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng luật (4 điểm); quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học (2 điểm); xác định rõ lộ trình, tiến độ và biện pháp bảo đảm thực hiện đề án (2 điểm).
Quy định về khiếu nại, tố cáo và trách nhiệm thi hành
Quyết định cũng quy định rõ quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính:
- Quyền khiếu nại, tố cáo: Công chứng viên nộp hồ sơ có quyền khiếu nại quyết định từ chối cho phép thành lập nếu có căn cứ cho rằng việc từ chối trái quy định pháp luật. Đồng thời, có quyền tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền trong quá trình tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo tuân thủ nghiêm ngặt theo Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo.
- Trách nhiệm về tính trung thực: Công chứng viên nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính xác thực của các giấy tờ, tài liệu chứng minh trong đề án thành lập hoặc văn bản đề nghị thay đổi trụ sở.
- Trách nhiệm quản lý nhà nước: Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai chịu trách nhiệm chủ trì, tổ chức triển khai thực hiện quy định này; kịp thời tổng hợp các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tế để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp.
| ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 39/2023/QĐ-UBND | Đồng Nai, ngày 03 tháng 10 năm 2023 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 133/TTr-STP ngày 06 tháng 9 năm 2023.
QUYẾT ĐỊNH:
|
| TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
VỀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, THAY ĐỔI TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
(Kèm theo Quyết định số 39/2023/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
2. Đối tượng áp dụng
Công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có đề nghị thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng; cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng.
Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ
1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai phải đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan, đúng quy định pháp luật.
2. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được gửi đến Sở Tư pháp trong thời hạn thông báo tiếp nhận hồ sơ; phải đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành và Quy định này.
3. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ và những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.
4. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng căn cứ trên các nhóm tiêu chí được quy định tại Điều 3 của Quy định này. Tổng số điểm đánh giá cho các nhóm tiêu chí là 100 điểm trên cơ sở thang điểm của từng tiêu chí đánh giá hồ sơ.
TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
1. Nhóm tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: 44 điểm.
2. Nhóm tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng: 36 điểm.
3. Nhóm tiêu chí về sự cần thiết và tính khả thi của Đề án: 20 điểm.
Điểm số các tiêu chí xét duyệt được quy định tại Phụ lục kèm theo Quy định này.
1. Những trường hợp không tiếp nhận hồ sơ
a) Hồ sơ không đáp ứng một trong các yêu cầu về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng, điều kiện đối với Trưởng Văn phòng công chứng, tên gọi của Văn phòng công chứng, trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 22 Luật Công chứng.
b) Hồ sơ có giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung.
2. Những trường hợp không xét duyệt hồ sơ
a) Công chứng viên tham gia họp danh không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
b) Công chứng viên bị xử lý kỷ luật mà chưa hết thời hạn xóa kỷ luật.
c) Công chứng viên bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng mà chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
d) Công chứng viên thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Luật Công chứng.
đ) Trong thời hạn xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ hoặc nhân sự khác đồng thời đứng tên từ hai hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trở lên.
e) Đề án thành lập Văn phòng công chứng không có giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng hoặc trụ sở Văn phòng công chứng không đảm bảo tính pháp lý theo quy định (chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền trên đất hoặc đất sử dụng không đúng mục đích đã được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng đất).
3. Những trường hợp không được tính điểm
a) Nhân sự đã tham gia thành lập Văn phòng công chứng được Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập trong thời gian 01 (một) năm, nay tiếp tục tham gia hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng với tư cách công chứng viên hợp danh. Trừ trường hợp công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng và thư ký nghiệp vụ được bổ nhiệm công chứng viên.
b) Công chứng viên thôi làm Trưởng Văn phòng công chứng trong thời gian dưới 03 (ba) năm tính đến ngày nộp hồ sơ.
4. Trường hợp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng sau khi xét duyệt và đã được Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập nhưng phát hiện thuộc trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này thì Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bãi bỏ Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
Điều 5. Thông báo và tiếp nhận hồ sơ
Sở Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc thông báo, hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được đăng tải trên một phương tiện thông tin đại chúng của địa phương (ít nhất trong 03 số liên tiếp) và trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Thời hạn tiếp nhận là 30 (Ba mươi) ngày kể từ ngày đăng thông báo trên số báo đầu tiên.
Điều 6. Thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
1. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (viết tắt là Tổ xét duyệt).
Tổ xét duyệt có từ 5 đến 9 thành viên, trong đó đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng, các thành viên Tổ xét duyệt gồm: Đại diện Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Hội Công chứng viên tỉnh và đại diện các phòng chuyên môn và tương đương thuộc Sở Tư pháp.
2. Tổ xét duyệt có trách nhiệm kiểm tra, chấm điểm hồ sơ và tham mưu cho Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.
Điều 7. Cách thức xét duyệt và chấm điểm hồ sơ
1. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản.
2. Tổ xét duyệt có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, căn cứ quy định của Luật Công chứng và các quy định pháp luật có liên quan, tiêu chí, thang điểm được quy định tại Quy định này và nội dung Đề án để thực hiện việc xét duyệt và chấm điểm.
Điều 8. Xét duyệt hồ sơ và quyết định cho phép thành lập
1. Hồ sơ đạt kết quả xét duyệt phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Đối với địa bàn thành phố Biên Hòa, thành phố Long Khánh và các huyện: Long Thành, Nhơn Trạch, Trảng Bom: Đạt tối thiểu từ 85 điểm trở lên.
b) Đối với địa bàn các huyện còn lại: Đạt tối thiểu từ 75 điểm trở lên.
c) Các nhóm tiêu chí được quy định tại Điều 3 Quy định này phải đạt tối thiểu 50% số điểm của nhóm tiêu chí.
2. Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định. Trường hợp Đề án không đạt điểm tối thiểu theo quy định tại khoản 1 Điều này thì Sở Tư pháp có văn bản từ chối hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
Điều 9. Thay đổi trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng
1. Văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh có nhu cầu thay đổi trụ sở phải nêu lý do thay đổi trụ sở và đánh giá sự cần thiết phải có Văn phòng công chứng trên địa bàn mới mà Văn phòng công chứng dự kiến chuyển trụ sở đến (có số liệu cụ thể để chứng minh) trong văn bản đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Tại thời điểm nộp hồ sơ đề nghị thay đổi trụ sở, Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên, đồng thời phải đảm bảo các tiêu chí về trụ sở được quy định tại Điều 3 Quy định này, cụ thể như sau:
a) Trường hợp thay đổi trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác phải đạt 100% số điểm nhóm tiêu chí về trụ sở.
b) Trường hợp thay đổi trụ sở từ xã, phường, thị trấn này sang xã, phường, thị trấn khác trong cùng địa bàn cấp huyện phải đạt tối thiểu 80% số điểm nhóm tiêu chí về trụ sở.
c) Trường hợp thay đổi trụ sở trong cùng địa bàn xã, phường, thị trấn thì không áp dụng tiêu chí về vị trí, khoảng cách đặt trụ sở.
2. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thay đổi tin sở Văn phòng công chứng theo quy định.
1. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối là trái với quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy định này.
2. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về hành vi vi phạm pháp luật trong việc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 23, Điều 24 Luật Công chứng, chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng, văn bản đề nghị thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng.
2. Giao Sở Tư pháp tổ chức triển khai thực hiện Quy định này, trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ theo quy định pháp luật./.
VỀ TIÊU CHÍ VÀ ĐIỂM SỐ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
(Kèm theo Quyết định số 39/2023/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)
| STT | TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT | ĐIỂM SỐ XÉT DUYỆT |
| Tổng số điểm đánh giá cho các nhóm tiêu chí | 100 | |
| I | Nhóm tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng | 44 |
| 1 | Công chứng viên | 39 |
| 1.1 | Số lượng công chứng viên | 18 |
| - | Mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh có văn bản cam kết thời gian hành nghề từ đủ 12 tháng trở lên kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu. | 6 điểm/người |
| - | Mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng có văn bản cam kết thời gian hành nghề từ đủ 06 tháng trở lên kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu | 3 điểm/người |
| 1.2 | Kinh nghiệm của công chứng viên | 19 |
|
| Công chứng viên họp danh đã có thời gian hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng sau khi bổ nhiệm công chứng viên | 9 |
| + Dưới 02 năm | 3 | |
| + Từ đủ 02 năm đến dưới 05 năm | 6 | |
| + Từ đủ 05 năm trở lên | 9 | |
| - | Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng có thời gian làm Trưởng Văn phòng công chứng hoặc Trưởng phòng công chứng | 10 |
| + Dưới 05 năm | 1 | |
| + Từ đủ 05 năm đến dưới 07 năm | 5 | |
| + Từ đủ 07 năm trở lên | 10 | |
| 1.3 | Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị | 2 |
| 2 | Nhân sự phụ trách kế toán | 3 |
| - | Có bằng Cao đẳng trở lên chuyên ngành kế toán | 1 |
| - | Có thời gian làm công tác kế toán từ đủ 05 năm trở lên | 2 |
| 3 | Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin | 2 |
| - | Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc nhóm ngành công nghệ thông tin | 1 |
| - | Có thời gian làm công tác công nghệ thông tin từ đủ 5 1 năm trở lên | 1 |
| II | Nhóm tiêu chí về trụ sở làm việc của văn phòng công chứng | 36 |
| 1 | Vị trí đặt trụ sở | 10 |
| - | Đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 01 đến 03 tổ chức 1 hành nghề công chứng | 10 |
| - | Đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 04 đến 06 tổ chức 1 hành nghề công chứng | 7 |
| - | Đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 07 tổ chức hành nghề 1 công chứng trở lên | 3 |
| 2 | Có khoảng cách so với các tổ chức hành nghề công 1 chứng đang hoạt động | 10 |
| - | Từ đủ 5km đến dưới 7km | 3 |
| - | Từ đủ 7km đến dưới 10km | 7 |
| - | Từ đủ 10km trở lên | 10 |
| 3 | Diện tích trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng | 10 |
| - | Từ đủ 150m2 đến dưới 200m2 | 5 |
| - | Từ đủ 200m2 đến trên 200m2 | 10 |
| 4 | Tổ chức bố trí trụ sở Văn phòng công chứng | 2 |
|
| Có bản vẽ kỹ thuật và sơ đồ bố trí mặt bằng trụ sở. Trong đó từng khu vực, vị trí làm việc phải đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định: - Diện tích phòng làm việc của Trưởng Văn phòng công chứng từ đủ 12m2 trở lên - Diện tích phòng làm việc của công chứng viên và người lao động từ đủ 10m2/người trở lên - Diện tích sử dụng cho hoạt động tiếp nhận và trả hồ sơ yêu cầu công chứng tối thiểu 30m2 - Kho lưu trữ hồ sơ công chứng có diện tích từ đủ 30m2 trở lên - Có khu vệ sinh cho người yêu cầu công chứng | 2 |
| 5 | Tổ chức, bố trí địa điểm giữ xe | 2 |
| - | Diện tích giữ xe từ đủ 30m2 đến dưới 50m2 | 1 |
| - | Diện tích giữ xe từ đủ 50m2 trở lên | 2 |
| - | Trường hợp Văn phòng công chứng không có diện tích dành cho việc giữ xe trong trụ sở nhưng có bố trí địa điểm giữ xe (thuê, mượn chỗ giữ xe, sử dụng bãi đỗ xe công cộng) trong phạm vi khoảng cách 100m tính từ trụ sở Văn phòng công chứng thì được tính 50% so với số điểm của diện tích tương ứng | Tối đa 2 điểm |
| 6 | Tính pháp lý, ổn định của trụ sở Văn phòng công chứng | 2 |
| - | Trụ sở Văn phòng công chứng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và có hợp đồng thuê, mượn từ đủ 03 năm đến dưới 05 năm, kèm theo văn bản cam đoan của các công chứng viên hợp danh về việc bảo đảm duy trì trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng theo đúng thời gian thuê, mượn được ghi trong hợp đồng | 1 |
| - | Trụ sở Văn phòng công chứng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thuộc quyền sở hữu của một trong các công chứng viên hợp danh đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hoặc có hợp đồng thuê, mượn từ đủ 05 năm trở lên, kèm theo văn bản cam đoan của các công chứng viên hợp danh về việc bảo đảm duy trì trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng từ đủ 60 tháng trở lên | 2 |
| Ill | Nhóm tiêu chí về sự cần thiết và tính khả thi của Đề án | 20 |
| 1 | Đánh giá được sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng (gắn với nhu cầu công chứng, điều kiện phát triển kinh tế - xã hội tại địa bàn cấp huyện nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng, có số liệu cụ thể để chứng minh) | 12 |
| 2 | Về quy trình nghiệp vụ và lưu trữ | 8 |
| - | Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định pháp luật | 4 |
| - | Xây dựng quy trình lưu trữ khoa học, đúng quy định pháp luật | 2 |
| - | Xác định được thời gian, tiến độ, biện pháp bảo đảm thực hiện đầy đủ nội dung được quy định tại Phụ lục này | 2 |
- 1 Luật Công chứng 2014
- 2 Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng
- 3 Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015
- 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015
- 5 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi 2020
- 6 Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương sửa đổi 2019
- 7 Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng do Tư pháp ban hành
- 1 Quyết định 17/2020/QĐ-UBND quy định về Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Nghệ An
- 2 Quyết định 32/2021/QĐ-UBND quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
- 3 Quyết định 2466/QĐ-UBND năm 2021 quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Hòa Bình
- 4 Quyết định 15/2023/QĐ-UBND quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre
- 5 Quyết định 20/2024/QĐ-UBND quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi
- 6 Quyết định 13/2024/QĐ-UBND về Quy định tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng; việc thay đổi địa điểm trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Phước
- 1 Luật Công chứng 2014
- 2 Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng
- 3 Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015
- 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015
- 5 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi 2020
- 6 Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương sửa đổi 2019
- 7 Quyết định 17/2020/QĐ-UBND quy định về Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Nghệ An
- 8 Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng do Tư pháp ban hành
- 9 Quyết định 2466/QĐ-UBND năm 2021 quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Hòa Bình
- 10 Quyết định 15/2023/QĐ-UBND quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre
- 11 Quyết định 20/2024/QĐ-UBND quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi
- 12 Quyết định 13/2024/QĐ-UBND về Quy định tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng; việc thay đổi địa điểm trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Phước