Quyết định 24/2020/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung hai văn bản quy phạm pháp luật quan trọng về công tác đối ngoại trên địa bàn tỉnh, bao gồm: Quy định quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (kèm theo Quyết định 32/2016/QĐ-UBND) và Quy định về mời khách, nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài (kèm theo Quyết định 31/2018/QĐ-UBND). Quyết định này mang lại những thay đổi căn bản về thẩm quyền quản lý và quy trình thực hiện các hoạt động đối ngoại tại địa phương.

Sửa đổi quy định về quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (Điều 1)

Quyết định thực hiện điều chỉnh toàn diện về đối tượng áp dụng, cơ quan chịu trách nhiệm quản lý và quy trình báo cáo khi xảy ra sự cố mất, hỏng hộ chiếu:

• Mở rộng đối tượng áp dụng: Quy định mới bổ sung thêm đối tượng là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân (theo các quy định cụ thể tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của Công dân Việt Nam năm 2019) bên cạnh đối tượng cán bộ, công chức, viên chức như trước đây.
• Chuyển giao cơ quan quản lý đầu mối: Thay đổi toàn bộ cụm từ “Sở Ngoại vụ” thành “Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh” trong công tác quản lý hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ là cơ quan trực tiếp tiếp nhận, quản lý và xử lý các thủ tục liên quan đến hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trên địa bàn tỉnh.
• Quy trình xử lý khi hộ chiếu bị mất hoặc hỏng: Khi phát hiện hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ do cơ quan mình quản lý bị mất hoặc hỏng, cơ quan quản lý phải thông báo ngay bằng văn bản đến các cơ quan cấp hộ chiếu bao gồm: Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao), Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an). Văn bản thông báo phải thực hiện theo mẫu 05/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

Sửa đổi quy định về mời khách, nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài (Điều 2)

Nhằm tinh gọn bộ máy và tối ưu hóa quy trình tiếp đón các đoàn khách quốc tế, tỉnh Cà Mau thực hiện chuyển giao nhiệm vụ lễ tân đối ngoại từ Sở Ngoại vụ sang Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với các nội dung chi tiết sau:

• Thay đổi thẩm quyền và chức danh đầu mối: Chuyển giao toàn bộ nhiệm vụ, quyền hạn từ “Giám đốc Sở Ngoại vụ (hoặc lãnh đạo Sở Ngoại vụ)” sang “Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (hoặc lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh)”; đồng thời thay thế vai trò của “Sở Ngoại vụ” bằng “Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh” trong toàn bộ quy trình tiếp khách nước ngoài.
• Nguyên tắc tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài: Đối với các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc với Lãnh đạo cao cấp của tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh để xây dựng kế hoạch đón tiếp cụ thể, trình lãnh đạo cao cấp của tỉnh phê duyệt.
• Quy định về thành phần đón tiếp khách nước ngoài là người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự, tổ chức quốc tế:
  • Về đón, tiễn khách: Thành phần gồm đại diện lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (áp dụng đối với trường hợp đoàn đến thăm, làm việc với tỉnh lần đầu tiên) và đại diện Lãnh đạo Phòng Ngoại vụ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
  • Về tiếp xã giao hoặc làm việc: Thành phần tham dự gồm Lãnh đạo cao cấp tỉnh hoặc cấp phó của Lãnh đạo cao cấp tỉnh; đại diện lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy (nếu Tỉnh ủy chủ trì) hoặc Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh (nếu Hội đồng nhân dân chủ trì); đại diện Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; bộ phận lễ tân, phiên dịch và đại diện các sở, ngành, địa phương liên quan phù hợp với nội dung làm việc.
• Đón tiếp khách nước ngoài được ủy quyền cho cơ quan trực thuộc chủ trì: Thành phần đón tiếp gồm đại diện lãnh đạo các Văn phòng: Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh cùng cán bộ phụ trách công tác lễ tân, phiên dịch. Tùy thuộc vào tính chất chuyến thăm, cơ quan chủ trì có thể mời thêm đại diện các sở, ban, ngành liên quan tham dự.
• Quy định tham dự các hoạt động đối ngoại của tỉnh:
  • Vào các ngày Tết, ngày Lễ lớn hoặc các sự kiện đặc biệt của Việt Nam và của tỉnh, nếu có viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hoặc cán bộ cơ quan đại diện tổ chức quốc tế đến chúc mừng, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh sẽ thay mặt lãnh đạo cao cấp của tỉnh để tiếp đón.
  • Khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc mời các cơ quan đại diện nước ngoài và văn phòng đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam tham dự các hoạt động do Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức.
• Phân định trách nhiệm của các Văn phòng:
  • Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: Có trách nhiệm chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng của Bộ Ngoại giao để tìm hiểu, xác minh thông tin về các đoàn khách nước ngoài. Đồng thời, phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh thống nhất về thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và mục tiêu cuộc họp trước khi trình Lãnh đạo tỉnh đón tiếp.
  • Công tác phối hợp chung: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giữ vai trò chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc lập báo cáo xin ý kiến về chương trình đón tiếp của Lãnh đạo tỉnh và dự toán nguồn kinh phí tổ chức các hoạt động nghi lễ, hậu cần đối ngoại.

Hiệu lực và trách nhiệm thi hành (Điều 3)

• Đối tượng chịu trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định 24/2020/QĐ-UBND chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2020.