Quyết định số 35/2021/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên ban hành là văn bản pháp lý quan trọng quy định chi tiết về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh. Quy định này nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong công tác quản lý xuất nhập cảnh của cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an ninh quốc gia và uy tín của Nhà nước Việt Nam.

Thông tin chung về văn bản:

• Tên văn bản: Quyết định số 35/2021/QĐ-UBND quy định về sử dụng, quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh Điện Biên.
• Cơ quan ban hành: Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên.
• Người ký ban hành: Chủ tịch Lê Thành Đô.
• Ngày có hiệu lực: Ngày 10 tháng 01 năm 2022.
• Văn bản bị thay thế: Quyết định số 04/2013/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng:

• Phạm vi điều chỉnh: Quyết định này quy định việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) đối với cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Điện Biên.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Điều 8, Điều 9 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019; và các cơ quan trực tiếp quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (gọi tắt là cơ quan quản lý hộ chiếu).

Nguyên tắc sử dụng và quản lý hộ chiếu:

• Việc sử dụng và quản lý hộ chiếu phải thực hiện nghiêm túc theo quy định này và các quy định pháp luật khác có liên quan, tuyệt đối không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
• Công tác quản lý phải bảo đảm chặt chẽ, khoa học, thuận tiện. Việc sử dụng hộ chiếu phải đúng mục đích, không để xảy ra thất lạc, hư hỏng, và chỉ được sử dụng khi đi công tác nước ngoài thực hiện nhiệm vụ công vụ do cấp có thẩm quyền giao.

Trách nhiệm của cá nhân được cấp hộ chiếu:

• Bảo quản và sử dụng: Cá nhân có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không tự ý tẩy xóa, sửa chữa nội dung, không được cho người khác mượn hoặc sử dụng. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi lần đi công tác nước ngoài.
• Mục đích sử dụng: Sử dụng hộ chiếu đúng mục đích công vụ được giao, nghiêm cấm sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.
• Thời hạn nộp lại hộ chiếu: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác, người được cấp hộ chiếu phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu trực tiếp, trừ trường hợp có lý do chính đáng được người đứng đầu cơ quan quyết định.
• Xử lý sự cố mất hoặc hỏng hộ chiếu:
  • Trường hợp ở trong nước: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện hộ chiếu bị mất hoặc hỏng, phải báo cáo bằng văn bản gửi thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp, nêu rõ lý do và hoàn cảnh cụ thể.
  • Trường hợp ở nước ngoài: Phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác (hoặc Phó trưởng đoàn nếu người bị mất là Trưởng đoàn). Trong vòng 02 ngày làm việc, phải khai báo bằng văn bản với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại để được xem xét, giải quyết cấp hộ chiếu.
• Thay đổi công tác: Khi thay đổi cơ quan làm việc, cá nhân phải báo cáo với cơ quan quản lý hộ chiếu ở cả nơi chuyển đi và nơi chuyển đến để thực hiện việc bàn giao và quản lý theo đúng quy định.

Trách nhiệm và quy trình của cơ quan quản lý hộ chiếu:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc người đứng đầu đơn vị trực thuộc được ủy quyền có trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân, người làm công tác cơ yếu thuộc phạm vi quản lý, bao gồm cả hộ chiếu của người thân đi cùng (nếu có) theo quy định pháp luật. Quy trình quản lý cụ thể bao gồm:

• Lập sổ theo dõi chi tiết việc giao, nhận hộ chiếu và bảo đảm an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi lưu giữ tại cơ quan.
• Chỉ bàn giao hộ chiếu cho người được cấp khi đã có quyết định cử đi công tác nước ngoài chính thức; khi giao nhận phải yêu cầu ký xác nhận đầy đủ vào sổ theo dõi.
• Chủ động thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết khi thời hạn sử dụng còn dưới 06 tháng để thực hiện thủ tục gia hạn hoặc đề nghị cấp mới.
• Thực hiện chuyển giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý mới khi người được cấp hộ chiếu điều chuyển công tác.
• Thông báo ngay bằng văn bản cho Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất hoặc bị hỏng.
• Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị sử dụng đối với các trường hợp không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.
• Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan, người có thẩm quyền xử lý đối với các trường hợp cố tình không giao nộp lại hộ chiếu hoặc sử dụng hộ chiếu không đúng quy định.

Trách nhiệm của các cơ quan chuyên trách trong tổ chức thực hiện:

• Sở Ngoại vụ tỉnh Điện Biên: Là cơ quan đầu mối chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn, triển khai và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý các trường hợp vi phạm; hướng dẫn thủ tục cấp, gia hạn hộ chiếu; định kỳ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao về công tác quản lý, sử dụng hộ chiếu trên địa bàn.
• Công an tỉnh và Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh: Có trách nhiệm theo dõi, phát hiện và kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh cùng các cơ quan liên quan các trường hợp sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích hoặc vi phạm quy định.
• Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị: Có trách nhiệm phổ biến, quán triệt sâu sắc nội dung Quyết định này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý để nghiêm túc thực hiện.
• Xử lý vi phạm: Các trường hợp vi phạm quy định về quản lý và sử dụng hộ chiếu sẽ bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phải kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) để xem xét, sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp.