Quyết định 2493/QĐ-UBND năm 2021 quy định chi tiết về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng tỉnh Sơn La. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để đơn vị kiện toàn bộ máy hoạt động, nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực công chứng, chứng thực tại địa phương.

- Vị trí pháp lý và chức năng hoạt động

Vị trí và chức năng của Phòng Công chứng tỉnh Sơn La được quy định rõ ràng nhằm xác định tư cách pháp lý trong hệ thống cơ quan hành chính và sự nghiệp:

• Là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Sơn La.
• Có chức năng thực hiện công chứng các loại hợp đồng, giao dịch bằng văn bản; công chứng các giao dịch giấy tờ bằng văn bản; thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các quy định pháp luật khác có liên quan.
• Có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu riêng, trụ sở làm việc riêng và được mở tài khoản riêng để giao dịch.
• Chịu sự quản lý nhà nước trực tiếp của Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tư pháp tỉnh Sơn La; đồng thời chịu sự quản lý, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Bổ trợ tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.

- Nhiệm vụ và quyền hạn chi tiết

Phòng Công chứng tỉnh Sơn La thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chuyên môn sau:

• Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các kế hoạch dài hạn, kế hoạch 5 năm và kế hoạch hàng năm về phát triển công chứng, đồng thời tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch này sau khi được phê duyệt.
• Thực hiện công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng bao gồm: Hợp đồng mua bán, vay, mượn, thế chấp, cầm cố tài sản; hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất và nhà ở; hợp đồng cho thuê, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; thỏa thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ, chồng; di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc; hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; bản dịch các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại; các hợp đồng giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
• Thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng quy định tại Điều 32 và Điều 33 của Luật Công chứng năm 2014.
• Tổ chức thực hiện công tác tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất, sơ kết, tổng kết và truyền thông về tổ chức, hoạt động công chứng tại địa phương gửi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
• Quản lý đội ngũ viên chức, người lao động; quản lý tài chính, tài sản và cơ sở vật chất của Phòng Công chứng theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý.
• Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Bổ trợ tư pháp - Bộ Tư pháp hoặc Giám đốc Sở Tư pháp giao phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

- Cơ cấu tổ chức và chế độ trách nhiệm

Cơ cấu nhân sự và phân định trách nhiệm quản lý của Phòng Công chứng tỉnh Sơn La được quy định cụ thể:

• Lãnh đạo Phòng Công chứng: Gồm có Trưởng phòng và không quá 02 Phó trưởng phòng.
• Trưởng phòng: Là người đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng Công chứng.
• Phó Trưởng phòng: Là người giúp việc cho Trưởng phòng, trực tiếp phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác cụ thể theo sự phân công của Trưởng phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được giao. Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng sẽ được ủy quyền điều hành hoạt động của đơn vị.
• Đội ngũ viên chức: Gồm các viên chức nghiệp vụ và người lao động thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo sự phân công, bố trí của Trưởng phòng.

- Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

Quy định về hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định:

• Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
• Các chức danh và đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quyết định bao gồm: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở: Tư pháp, Nội vụ, Tài chính; Trưởng phòng Công chứng tỉnh Sơn La; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.