GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH 27/2021/QĐ-UBND

Quyết định số 27/2021/QĐ-UBND được Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk ban hành ngày 20 tháng 9 năm 2021, chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 30 tháng 9 năm 2021. Văn bản này thay thế hoàn toàn Quyết định số 49/2015/QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh. Quyết định ban hành kèm theo Quy định chi tiết về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk, nhằm chuẩn hóa quy trình, nâng cao chất lượng bổ trợ tư pháp và phân bổ hợp lý các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XÉT DUYỆT VÀ THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Quy trình từ khâu nộp hồ sơ đến khi ban hành quyết định cho phép thành lập được quy định chặt chẽ với các mốc thời gian cụ thể:

• Nộp và tiếp nhận hồ sơ: Hồ sơ đề nghị thành lập được nộp và tiếp nhận trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Đắk Lắk (thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp).
• Thời hạn xét duyệt của Sở Tư pháp: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức xét duyệt và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét. Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp có quyền tiến hành xác minh tính xác thực của các giấy tờ, thông tin trong hồ sơ và phải thông báo cho người nộp hồ sơ biết.
• Đình chỉ và hủy bỏ kết quả: Nếu phát hiện hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý hoặc chứa đựng thông tin giả mạo, không chính xác, Giám đốc Sở Tư pháp có thẩm quyền quyết định dừng việc xét duyệt hoặc hủy bỏ kết quả xét duyệt đã thực hiện.
• Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị từ Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, ban hành quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, Ủy ban nhân dân tỉnh phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
• Cách thức chấm điểm: Giám đốc Sở Tư pháp thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ gồm 05 thành viên do đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng. Các thành viên tiến hành chấm điểm độc lập dựa trên thang điểm chi tiết tại Phụ lục. Điểm số cuối cùng của hồ sơ là điểm trung bình cộng của các thành viên và phải được lập thành biên bản có chữ ký xác nhận của toàn bộ thành viên Tổ xét duyệt.

ĐIỀU KIỆN VÀ TIÊU CHUẨN ĐỂ ĐƯỢC CHO PHÉP THÀNH LẬP

Quy định phân chia điều kiện xét duyệt dựa trên tình trạng phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại từng địa bàn cấp huyện:

1. Đối với địa bàn cấp huyện đã có tổ chức hành nghề công chứng hoạt động:

Hồ sơ đề nghị thành lập chỉ được chấp thuận khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:

• Mỗi nhóm tiêu chí về Nhân sự (Phần B), Trụ sở (Phần C), và Trang thiết bị (Phần D) phải đạt tối thiểu từ 50% số điểm tối đa của nhóm đó trở lên.
• Đạt tổng số điểm tối thiểu theo từng khu vực địa bàn cụ thể:
  • Thành phố Buôn Ma Thuột: Tối thiểu 80 điểm.
  • Thị xã Buôn Hồ và các huyện Ea Kar, Krông Pắc, Ea H’leo: Tối thiểu 75 điểm.
  • Các huyện Cư M’gar, Cư Kuin, Krông Năng, Krông Búk: Tối thiểu 65 điểm.
  • Các huyện Buôn Đôn, Krông Bông, Krông Ana, M’Drắk: Tối thiểu 60 điểm.
  • Các huyện Lắk, Ea Súp: Tối thiểu 55 điểm.

2. Đối với địa bàn cấp huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng:

Hồ sơ được xem xét cho phép thành lập khi đáp ứng các điều kiện:

• Đạt tổng số điểm từ 50 điểm trở lên.
• Không có bất kỳ nhóm tiêu chí nào trong các Phần B, C, D bị chấm 0 điểm.

3. Nguyên tắc xử lý khi có nhiều hồ sơ trùng địa bàn:

Trường hợp có nhiều hồ sơ đề nghị thành lập tại cùng một địa bàn cấp xã và đều đạt mức điểm chuẩn, việc lựa chọn được thực hiện theo thứ tự ưu tiên:

• Ưu tiên hồ sơ có tổng số điểm cao nhất.
• Nếu tổng điểm bằng nhau, lựa chọn theo thứ tự ưu tiên điểm số của các tiêu chí thành phần: Điểm tiêu chí về Công chứng viên; điểm tiêu chí về nhân sự hỗ trợ; điểm tiêu chí về trụ sở. Nếu tất cả các điểm số này vẫn bằng nhau thì các hồ sơ đó đều được chọn.
• Hồ sơ có số điểm cao tiếp theo sẽ được tính toán lại điểm số vị trí đặt trụ sở dựa trên số lượng tổ chức hành nghề công chứng thực tế phát sinh tại xã đó. Nếu sau khi tính lại vẫn đạt mức điểm chuẩn quy định thì vẫn được phép thành lập.

QUY ĐỊNH VỀ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng được kiểm soát chặt chẽ nhằm tránh tình trạng dịch chuyển tự phát gây mất cân bằng dịch vụ công chứng:

• Thay đổi trụ sở liên huyện (từ huyện này sang huyện khác): Văn phòng công chứng phải lập văn bản giải trình chi tiết về sự cần thiết phải thay đổi, báo cáo kết quả hoạt động tại địa bàn cũ và chứng minh tính khả thi tại địa bàn mới. Văn phòng chỉ được phép chuyển dịch nếu hồ sơ đạt mức điểm tối thiểu tương ứng với địa bàn cấp huyện dự kiến chuyển đến.
• Thay đổi trụ sở trong cùng địa bàn cấp huyện:
  • Đối với Văn phòng công chứng thành lập hoặc chuyển trụ sở trước ngày Quy định này có hiệu lực: Trụ sở mới phải đạt tối thiểu 50% tổng số điểm của nhóm tiêu chí Trụ sở (Phần C).
  • Đối với Văn phòng công chứng thành lập hoặc chuyển trụ sở theo Quy định này: Trụ sở mới phải đạt tối thiểu 50% tổng số điểm của nhóm tiêu chí Trụ sở; đồng thời, nếu chuyển sang địa bàn cấp xã khác trong cùng huyện, điểm vị trí của trụ sở mới phải bằng hoặc cao hơn điểm vị trí của trụ sở hiện tại.

CHI TIẾT THANG ĐIỂM VÀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT (TỔNG ĐIỂM TỐI ĐA: 100 ĐIỂM)

A. Nhóm tiêu chí về sự cần thiết thành lập (Tiêu chí bắt buộc chung):

Hồ sơ phải trình bày đầy đủ, thuyết minh rõ ràng về sự cần thiết thành lập theo quy định. Nếu không đảm bảo nội dung bắt buộc này, toàn bộ các nhóm tiêu chí còn lại sẽ bị chấm 0 điểm. Đối với trường hợp thay đổi trụ sở, tiêu chí này được thay thế bằng việc chứng minh sự cần thiết phải thay đổi địa chỉ.

B. Nhóm tiêu chí về nhân sự (Tối đa 50 điểm):

• Tiêu chí về Công chứng viên (Tối đa 29 điểm):
  • Số lượng công chứng viên hợp danh (Tối đa 12 điểm): Có 02 công chứng viên hợp danh đạt 10 điểm; từ 03 công chứng viên hợp danh trở lên đạt 12 điểm.
  • Cam kết tuyển dụng (01 điểm): Có thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động với công chứng viên khác khi văn phòng đi vào hoạt động.
  • Kinh nghiệm hành nghề của công chứng viên hợp danh (Tối đa 06 điểm): Thời gian hành nghề từ 1 đến dưới 3 năm đạt 1 điểm/người; từ 3 đến dưới 5 năm đạt 2 điểm/người; từ 5 năm trở lên đạt 3 điểm/người.
  • Kinh nghiệm công tác pháp luật (Tối đa 04 điểm): Thời gian công tác pháp luật sau khi tốt nghiệp cử nhân luật (không tính thời gian hành nghề công chứng) từ 6 đến dưới 10 năm đạt 1 điểm/người; từ 10 năm trở lên đạt 2 điểm/người.
  • Kinh nghiệm quản lý của Trưởng Văn phòng (Tối đa 02 điểm): Đã từng là Trưởng/Phó phòng Công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng từ 1 đến dưới 3 năm đạt 1 điểm; từ 3 năm trở lên đạt 2 điểm.
  • Bồi dưỡng nghiệp vụ (01 điểm): Tất cả công chứng viên hoàn thành nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm trong 02 năm liền kề trước khi nộp hồ sơ.
  • Cam kết thời gian hợp danh (Tối đa 03 điểm): Cam kết gắn bó từ 1 đến dưới 3 năm đạt 2 điểm; từ 3 năm trở lên đạt 3 điểm. Sẽ bị trừ điểm hoặc đánh giá lại nếu có công chứng viên vi phạm cam kết trước đây.
• Tiêu chí về nhân sự hỗ trợ (Tối đa 21 điểm):
  • Nhân viên nghiệp vụ (Tối đa 12 điểm): Bắt buộc phải có trình độ cử nhân luật trở lên và số lượng tương ứng với số công chứng viên. Nếu số lượng nhân viên nghiệp vụ bằng số công chứng viên đạt 4 điểm; nhiều hơn 1 người đạt 6 điểm; nhiều hơn từ 2 người trở lên đạt 8 điểm. Cộng thêm tối đa 2 điểm nếu nhân viên đã tốt nghiệp khóa đào tạo/bồi dưỡng nghề công chứng; cộng tối đa 2 điểm nếu có kinh nghiệm làm việc liên tục từ 1 năm trở lên tại tổ chức hành nghề công chứng.
  • Nhân viên kế toán (Tối đa 03 điểm): Yêu cầu tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, tài chính, kiểm toán từ cao đẳng trở lên (Cao đẳng đạt 1 điểm, Đại học trở lên đạt 2 điểm). Có kinh nghiệm làm kế toán tại tổ chức hành nghề công chứng từ 1 năm hoặc tại doanh nghiệp khác từ 2 năm trở lên được cộng 1 điểm.
  • Nhân viên công nghệ thông tin (Tối đa 03 điểm): Yêu cầu tốt nghiệp chuyên ngành CNTT từ trung cấp trở lên (Trung cấp đạt 0 điểm, Cao đẳng đạt 1 điểm, Đại học trở lên đạt 2 điểm). Có kinh nghiệm chuyên môn từ 1 năm (tại tổ chức hành nghề công chứng) hoặc từ 2 năm (tại doanh nghiệp khác) được cộng 1 điểm.
  • Nhân viên lưu trữ (Tối đa 03 điểm): Yêu cầu có nhân viên làm công tác lưu trữ (Trung cấp chuyên ngành văn thư lưu trữ đạt 1 điểm, Cao đẳng trở lên đạt 2 điểm). Có kinh nghiệm chuyên môn tương tự như trên được cộng 1 điểm.

C. Nhóm tiêu chí về trụ sở dự kiến (Tối đa 40 điểm):

• Vị trí đặt trụ sở (Tối đa 20 điểm):
  • Đặt tại xã chưa có tổ chức hành nghề công chứng và tiếp giáp với các xã khác cũng chưa có tổ chức hành nghề công chứng trong cùng huyện: Đạt 20 điểm.
  • Đặt tại xã chưa có tổ chức hành nghề công chứng nhưng tiếp giáp với xã đã có tổ chức hành nghề công chứng: Đạt 16 điểm.
  • Đặt tại xã đã có 01 tổ chức hành nghề công chứng: Đạt 12 điểm.
  • Đặt tại xã đã có 02 tổ chức hành nghề công chứng: Đạt 06 điểm.
  • Đặt tại xã đã có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng trở lên: Đạt 0 điểm.
• Tính pháp lý của trụ sở (Tối đa 10 điểm): Có thỏa thuận thuê, mượn dưới 5 năm đạt 5 điểm; từ 5 năm trở lên đạt 7 điểm; thuộc sở hữu của công chứng viên hợp danh đạt 10 điểm.
• Diện tích trụ sở (Tối đa 06 điểm):
  • Nơi làm việc và tiếp khách (Tối đa 04 điểm): Diện tích từ 110m2 đến 130m2 đạt 2 điểm; từ trên 130m2 đến 150m2 đạt 3 điểm; trên 150m2 đạt 4 điểm.
  • Nơi lưu trữ hồ sơ (Tối đa 02 điểm): Diện tích từ 30m2 đến 50m2 đạt 1 điểm; trên 50m2 đạt 2 điểm.
• Nơi giữ xe (Tối đa 03 điểm): Thuê bãi giữ xe công cộng diện tích từ 50m2 trở lên trong phạm vi 50m đạt 1 điểm; nơi giữ xe tại trụ sở diện tích từ 50m2 đến 60m2 đạt 2 điểm; diện tích trên 60m2 đạt 3 điểm.
• Bản vẽ thiết kế trụ sở (01 điểm): Có bản vẽ chi tiết thể hiện rõ ràng việc bố trí các khu vực chức năng (nơi làm việc, tiếp dân, lưu trữ, giữ xe).

D. Nhóm tiêu chí về trang thiết bị và các tiêu chí khác (Tối đa 10 điểm):

• Trang thiết bị phục vụ hoạt động (Tối đa 06 điểm):
  • Có phương án trang bị máy tính (tối thiểu bằng 3/4 tổng số nhân sự), máy in, máy photocopy, tủ kệ hồ sơ: Đạt 2 điểm.
  • Có phương án sử dụng phần mềm kế toán và kết nối Cơ sở dữ liệu công chứng chung: Đạt 2 điểm.
  • Đảm bảo đầy đủ các điều kiện an toàn về phòng cháy, chữa cháy: Đạt 2 điểm.
• Các tiêu chí quản lý vận hành khác (Tối đa 04 điểm):
  • Có quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch đúng luật: Đạt 2 điểm.
  • Có quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, đúng quy định: Đạt 1 điểm.
  • Có kế hoạch triển khai đề án, quy định nội bộ về phòng chống rửa tiền, tài trợ khủng bố và nội quy hoạt động: Đạt 1 điểm.

HẬU KIỂM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk chịu trách nhiệm toàn diện trong việc tổ chức thực hiện quy định này. Khi Văn phòng công chứng tiến hành đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ tiến hành kiểm tra thực tế việc thực hiện các cam kết và tiêu chí nêu trong Đề án thành lập. Trường hợp phát hiện Văn phòng công chứng không thực hiện đúng hoặc không đầy đủ các tiêu chí đã cam kết, Sở Tư pháp có quyền từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động, đồng thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập.