Giới thiệu chung và Hiệu lực thi hành

Quyết định 2536/2005/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ban hành nhằm thiết lập quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử thống nhất trên địa bàn tỉnh. Đây là một thành phần quan trọng thuộc hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, áp dụng đối với tất cả các cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh An Giang khi khai thác và sử dụng hệ thống này.

• Hiệu lực thi hành: Quyết định và Quy định kèm theo có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.
• Đối tượng chịu trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các cơ quan thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh An Giang.

Trách nhiệm của các đơn vị quản lý hệ thống thư điện tử

Quy định phân định rõ ràng trách nhiệm của từng cơ quan trong việc vận hành, bảo trì và cập nhật hệ thống thư điện tử tỉnh An Giang:

• Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: Chịu trách nhiệm quản lý chung hệ thống thư điện tử của tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các hộp thư điện tử trong danh bạ.
• Trung tâm Tin học tỉnh: Là đơn vị kỹ thuật nòng cốt, có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh cập nhật thông tin; quản trị hệ thống Danh bạ điện tử; cấp địa chỉ thư điện tử và mật khẩu cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo đảm hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo chế độ mật; cài đặt hệ thống phòng chống virus; thực hiện lưu trữ thông tin; tổ chức tập huấn sử dụng và lập dự toán kinh phí hàng năm trình UBND tỉnh phê duyệt.
• Sở Nội vụ: Có trách nhiệm cung cấp kịp thời thông tin thay đổi về nhân sự của cán bộ, công chức cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật vào Danh bạ điện tử của tỉnh.
• Các cơ quan tham gia hệ thống: Có nhiệm vụ thông báo kịp thời cho Văn phòng UBND tỉnh về sự thay đổi nhân sự sử dụng thư điện tử tại đơn vị mình; bố trí nhân sự chuyên trách quản trị mạng để phối hợp theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin liên quan cho Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm Tin học tỉnh).

Quy trình cung cấp và quản lý hộp thư điện tử

Việc cấp phát và quản lý tài khoản thư điện tử được thực hiện chặt chẽ theo từng đối tượng nhân sự cụ thể:

• Đối với cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm: Thủ trưởng các cơ quan trong tỉnh, Chánh Văn phòng UBND cấp huyện lập danh sách gửi Văn phòng UBND tỉnh xem xét, sau đó Trung tâm Tin học tỉnh thực hiện tạo lập hộp thư cá nhân trên Danh bạ điện tử của tỉnh.
• Đối với nhân sự mới tuyển dụng hoặc tiếp nhận: Căn cứ quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền và ý kiến của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, quản trị mạng Trung tâm Tin học tỉnh tiến hành tạo lập hộp thư mới trong Danh bạ điện tử.
• Đối với nhân sự thay đổi vị trí công tác: Trung tâm Tin học tỉnh cập nhật thông tin mới vào Danh bạ điện tử dựa trên quyết định của cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo đảm tính thống nhất quản lý.
• Đối với nhân sự chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu: Trung tâm Tin học tỉnh tiến hành cập nhật thông tin và loại bỏ hộp thư điện tử của nhân sự đó ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân và cơ quan

Quy định phân tách rõ ràng quyền hạn và nghĩa vụ giữa người sử dụng hộp thư cá nhân và người quản lý hộp thư tập thể của cơ quan:

• Đối với hộp thư điện tử cá nhân: Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộp thư phải tự bảo mật mật khẩu; tự quản lý và lưu trữ thư cá nhân; chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung thông tin gửi đi; tuyệt đối không truy cập hộp thư của người khác hoặc để người khác dùng hộp thư của mình; không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu; không phát tán thư rác; báo cáo ngay cho Trung tâm Tin học tỉnh khi bị lộ mật khẩu hoặc gặp sự cố kỹ thuật để kịp thời khắc phục.
• Đối với hộp thư điện tử cơ quan: Đây là hộp thư đặc biệt dùng để trao đổi thông tin công tác của đơn vị. Văn bản gửi đi phải sử dụng phông chữ Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý hoặc ủy quyền cho một cá nhân (thường là Trưởng phòng Hành chính - Văn thư) sử dụng. Khi thay đổi Thủ trưởng, phải thực hiện bàn giao đầy đủ tài khoản, mật khẩu và toàn bộ dữ liệu. Các thông tin, báo cáo truyền nhận qua hộp thư cơ quan có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành như văn bản giấy. Tất cả thư đi và đến phải được lưu trữ nguyên vẹn. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm ban hành quy chế sử dụng nội bộ và coi đây là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính.

Các hành vi bị nghiêm cấm, nguồn kinh phí và tổ chức thực hiện

Để bảo đảm tính an toàn, bảo mật và thống nhất của hệ thống thông tin toàn tỉnh, quy định đề ra các chế tài và cơ chế phối hợp chặt chẽ:

• Các hành vi bị nghiêm cấm: Nghiêm cấm tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng; nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử của các tổ chức, cá nhân khác hoặc thư điện tử không đăng ký tên miền quốc gia Việt Nam (không có đuôi ".vn" phía sau) để trao đổi công việc trên hệ thống thông tin điện tử của tỉnh; nghiêm cấm tự thiết lập mạng LAN riêng với địa chỉ IP và tên miền riêng biệt.
• Nguồn kinh phí bảo đảm: Sở Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh căn cứ vào kế hoạch hàng năm được UBND tỉnh phê duyệt để bố trí kinh phí đầy đủ cho việc quản lý, sử dụng và phát triển hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.
• Tổ chức thực hiện và xử lý vi phạm: Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm phổ biến, triển khai quy định này tại đơn vị mình. Mọi hành vi vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật hiện hành. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các cơ quan gửi văn bản về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung.